Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Finance a účetnictví · modul

Opakovaná fakturace a upomínky

Pravidelné faktury podle plánu a upomínky před splatností i po ní

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Opakovaná faktura
  • Položka opakované faktury
  • Faktura vydaná
  • E-mailová šablona
13
schopností
4
druhů záznamů
5
automatizací
0
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Opakovaná fakturace v Draivixu podle plánu sama vystaví a odešle pravidelné faktury a upomínky hlídají jejich úhradu. Zákazníkům, kteří nezaplatili, pošlou upomínky před splatností, v den splatnosti a po ní. Když upomínky nepomohou, upozorní určeného kolegu.

  • Plán místo ručního vystavováníV plánu opakované faktury nastavíte zákazníka, kontakty, položky a periodu. Pravidelnou fakturu tak nemusíte v každém období zakládat znovu.
  • Plán navazuje na obchodPlán navážete na cenovou nabídku nebo prodejní objednávku. U pravidelné faktury tak vidíte, z jakého obchodu vychází.
  • Faktura vystavená včasSystém každý den vystaví faktury z plánů a přidělí jim číslo z číselné řady. Pravidelná fakturace tak nezávisí na tom, kdo si na ni vzpomene.
  • E-mail z vaší schránkyFaktura odejde e-mailem s PDF přes schránku a šablonu, které si zvolíte. Zákazník ji tak dostane z adresy a v podobě, kterou určíte.
  • Žádné posílání naslepoU každého odeslání se eviduje stav. Nejisté doručení se znovu neposílá naslepo, takže zákazník nedostane stejnou fakturu dvakrát.
  • Dočasná chyba se zkusí znovuPo dočasné chybě se odeslání automaticky opakuje, a to po 5 min, 30 min a 2 h. Krátký výpadek tak nemusíte řešit ručně.
  • Nejdřív nanečistoBěh si vyzkoušíte nanečisto, nebo s odesíláním jen na povolené adresy. Novou fakturaci tak ověříte dřív, než se dotkne zákazníků.
  • Víte, co půjde venNa nástěnce vidíte nadcházející opakované faktury a každou si předem prohlédnete v PDF. Případnou chybu opravíte, než doklad odejde.
  • Upomínky ve stupníchUpomínky odcházejí před splatností, v den splatnosti, po splatnosti a opakovaně. Zákazník dostane připomenutí včas a vy ho nemusíte obcházet ručně.
  • Jiný tón pro každý stupeňKaždý stupeň upomínky má vlastní e-mailovou šablonu. První připomenutí tak může znít jinak než opakovaná výzva po splatnosti.
  • Neupomínáte, co možná přišloUpomínka nejde k faktuře, když v bance leží nepřiřazená platba přesně na dlužnou částku. Zákazník, který zřejmě zaplatil, tak nedostane zbytečnou výzvu.
  • Výjimka pro jednu fakturuUpomínky vypnete u jednotlivé faktury. Hodí se to u dokladu, který řešíte se zákazníkem individuálně, zatímco ostatní upomínání běží dál.
  • Když upomínky nepomohouPo vyčerpání nastaveného počtu upomínek dostane upozornění určený kolega. Neuhrazená faktura tak nezůstane jen u automatických e-mailů.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Plán opakované faktury

    U opakované faktury nastavíte zákazníka, kontakty pro fakturaci a dodání, položky a periodu. Plán můžete navázat na nabídku nebo prodejní objednávku. Pro e-maily určíte schránku a šablonu PDF. Plán vypnete hromadnou akcí s potvrzením.

    Číst podrobněji

    Nástěnka ukazuje nadcházející opakované faktury a každou si můžete předem prohlédnout jako PDF. Seznam plánů zobrazuje i měsíční a roční přepočet.

  2. Denní vystavení a odeslání

    Jednou denně ráno systém najde plány, které mají vystavit fakturu. Připraví koncept, přidělí číslo z číselné řady a odešle fakturu e-mailem s PDF. Každé odeslání má vlastní záznam stavu: čeká, připravuje se, odesílá se, přijato, chyba, nejisté.

    Číst podrobněji

    Když se doručení nepodaří ověřit, faktura se označí jako nejistá a znovu se neposílá naslepo. Zákazník tak nedostane stejnou fakturu dvakrát. Dočasné chyby se zkoušejí znovu po 5 minutách, 30 minutách a 2 hodinách. Před ostrým spuštěním lze běh vyzkoušet nanečisto nebo s odesíláním jen na povolené adresy.

  3. Upomínky ve stupních

    Upomínky zapnete v nastavení. Pro každý stupeň určíte e-mailovou šablonu: před splatností (výchozí 3 dny předem), v den splatnosti, po splatnosti a opakovaně po splatnosti (výchozí každých 7 dní). Rozesílka běží jednou denně a každý stupeň odejde k faktuře jen jednou.

    Číst podrobněji

    Upomínka nejde k faktuře s vypnutým upomínáním, bez data splatnosti nebo bez dlužné částky. Nejde ani tehdy, když v bance leží nepřiřazená příchozí platba přesně na dlužnou částku a měnu, protože ta nejspíš čeká na ruční spárování. Po 90 dnech po splatnosti se upomínky zastaví. Když nastavíte nejvyšší počet upomínek po splatnosti, dostane určený kolega po posledním odeslání upozornění.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Faktury odcházejí v 7:00

    Každý den, ve výchozím čase 7:00, se z plánů vystaví a odešlou faktury. Pravidelnou fakturaci tak nikdo nemusí spouštět ručně.

  2. Upomínky ráno v 8:00

    Po zapnutí v nastavení se upomínky rozesílají jednou denně, ve výchozím čase 8:00. Každý stupeň odejde k faktuře jen jednou.

  3. Splatnost pod kontrolou

    Každou hodinu systém kontroluje splatnost faktur. Přehled pohledávek po splatnosti tak odpovídá aktuálnímu stavu, aniž byste ho obnovovali.

  4. Další pokusy po chybě

    Když odeslání selže dočasnou chybou, opakuje se po 5 minutách, 30 minutách a 2 hodinách. Krátký výpadek tak nemusí nikdo řešit ručně.

  5. Eskalace na určenou osobu

    Když se vyčerpají upomínky, dostane upozornění eskalační osoba, tedy kolega, kterého určíte. Neuhrazená faktura se tak dostane k někomu, kdo může jednat.

05Časté otázky

Pošle Draivix opakovanou fakturu sám?

Ano. Jednou denně ráno vystaví faktury z plánů, které jsou na řadě, přidělí jim čísla a odešle je e-mailem s PDF.

Nemůže zákazník dostat stejnou fakturu dvakrát?

Když se doručení nepodaří ověřit, faktura se označí jako nejistá a znovu se neposílá naslepo. Opakuje se jen po ověřené chybě.

Kdy odcházejí upomínky?

Ve výchozím nastavení 3 dny před splatností, v den splatnosti, po splatnosti a pak každých 7 dní. Po 90 dnech po splatnosti se zastaví.

Dostane upomínku i zákazník, který už zaplatil?

Upomínka nejde, pokud v bance leží nepřiřazená příchozí platba přesně na dlužnou částku a měnu. Systém předpokládá, že čeká na spárování.

Lze upomínky u konkrétního zákazníka vypnout?

Upomínání lze vypnout u jednotlivé faktury.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Finance a účetnictví

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci