Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Finance a účetnictví · modul

Přijaté faktury a schvalování

Příjem dodavatelských faktur, kontrola proti objednávce, schválení a úhrada

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Faktura přijatá
  • Položka přijaté faktury
  • Přijatá zálohová faktura
  • Přijatý daňový doklad
  • Odchozí platba
  • Platba
  • Středisko
13
schopností
7
druhů záznamů
5
automatizací
4
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Přijaté faktury v Draivixu provedou fakturu od dodavatele celou cestou od příjmu přes kontrolu proti objednávce a příjemce až ke schválení k úhradě. Vaše firma platí jen faktury, které prošly nastaveným schvalováním, a nikdo nemůže schválit sám sebe.

  • Faktura z e-mailu bez přepisováníZ e-mailové přílohy nebo nahraného PDF připraví AI vytěžení koncept přijaté faktury. Vy údaje jen zkontrolujete a nemusíte je opisovat ručně.
  • Soubor ISDOC rovnou do formulářeSoubor ISDOC od dodavatele nahrajete přímo na formuláři nové přijaté faktury. Vznikne z něj koncept, takže údaje nemusíte zadávat ručně.
  • Z platby vznikne koncept fakturyZ odchozí bankovní platby se může připravit koncept přijaté faktury. Zapínáte to pro každý účet zvlášť, takže sami určíte, kde to dává smysl.
  • Faktura se ověří proti nákupuSystém porovná řádky faktury s objednávkou dodavateli a příjemkou a označí je jako spárováno, nespárováno nebo výjimka. Rozdíly vidíte dřív, než fakturu schválíte.
  • Schválit, odložit, nebo zamítnoutSchvalovatel fakturu schválí k úhradě, schválí bez úhrady s pozdějším uvolněním, nebo ji zamítne. Schválený doklad tak nemusíte platit hned.
  • Nikdo neschválí sám sebeŽadatel nemůže schválit vlastní fakturu a všechny kroky schvalování se ukládají do historie. Zpětně tak dohledáte, kdo o platbě rozhodl.
  • Schvalování podle výše částkyStupně schvalování určíte podle částky a zvolíte, zda stačí jeden ze skupiny, nebo musí schválit řetěz osob. Drobný nákup tak nemusí jít stejnou cestou jako velká faktura.
  • Pravidla podle vaší organizacePravidla mohou záviset na pobočce nebo jiných údajích faktury a volitelně vypustit kontrolu proti objednávce. Schvalování tak kopíruje způsob, jak vaše firma funguje.
  • Náklady na správné střediskoŘádky faktury přiřadíte ke střediskům hromadně. Ani u delší faktury tak nemusíte středisko vybírat řádek po řádku.
  • Schválené faktury rovnou k platběSchválené faktury vyexportujete jako platební příkaz GPC. Bance předáte jeden soubor a částky ani účty nemusíte znovu zadávat ručně.
  • Dávka plateb pro ČSOBDávku plateb vyexportujete do souboru XLSX určeného pro ČSOB. V bance ji naimportujete a platby nezadáváte jednu po druhé.
  • ISDOC jednotlivě i v archivuPřijatou fakturu vyexportujete do ISDOC jednotlivě, nebo více faktur najednou v archivu ZIP. Účetní tak dostane doklady v jednom souboru, nebo každý zvlášť.
  • Zálohy dodavatelům pod kontrolouEvidujete i přijaté zálohové faktury a přijaté daňové doklady včetně plateb. Přehled tak máte i o tom, co jste dodavatelům zaplatili předem.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Odkud faktury přicházejí

    Fakturu z e-mailové přílohy nebo nahraného PDF vytěží modul AI vytěžování dokladů a připraví z ní koncept. Soubor ISDOC nahrajete přímo na formuláři nové přijaté faktury. U vybraných bankovních účtů můžete zapnout, aby se koncept přijaté faktury připravil i z odchozí bankovní platby.

    Číst podrobněji

    U přijatých faktur je automatické doplnění DUZP ve výchozím stavu vypnuté a zapnete ho v nastavení. Řádky faktury lze hromadně přiřadit ke střediskům.

  2. Kontrola proti objednávce a příjemce

    Systém porovná řádky faktury s objednávkou dodavateli a s příjemkou na sklad. Celá faktura i každý řádek dostane stav spárováno, nespárováno, nebo výjimka. Párování se obnoví samo při každé změně řádků nebo faktury.

    Číst podrobněji

    Faktura, která s nákupem nesouvisí, má vlastní pravidla párování. Jako další doklad slouží i bankovní transakce.

  3. Schvalování podle vašich pravidel

    Fakturu odešlete ke schválení. Schvalovatel ji schválí k úhradě, schválí bez okamžité úhrady, nebo zamítne. Fakturu schválenou bez úhrady můžete k platbě uvolnit později. Žadatel nemůže schválit vlastní fakturu. Každý krok se ukládá do historie schvalování.

    Číst podrobněji

    Pravidla jsou v konfiguraci vaší instance. Nastavíte, zda stačí jeden ze schvalovatelů, nebo musí schválit řetěz osob, a stupně podle částky. Například do určité částky stačí jedno schválení a nad ní schvaluje vedoucí a potom finanční oddělení. Pravidla mohou záviset i na pobočce nebo jiných údajích faktury. U vybraných pravidel lze kontrolu proti objednávce vypustit. Když stupně vypnete, stačí jedno schválení od někoho jiného než žadatele a kontrola proti objednávce zůstává povinná.

  4. Úhrada a zaúčtování

    Schválené faktury vyexportujete jako platební příkaz ve formátu GPC nebo jako dávku XLSX pro ČSOB. Fakturu lze vyexportovat i do ISDOC. Odchozí platbu z banky systém spáruje s fakturou a stav se změní na částečně zaplaceno nebo zaplaceno.

    Číst podrobněji

    Potvrzená faktura předá záznam do hlavní knihy, pokud ji používáte. Na událost schválení k úhradě může navázat pravidlo v modulu Automatizace.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Párování se obnoví samo

    Když se změní řádky nebo faktura, párování s objednávkou a příjemkou se spustí znovu. Výsledek kontroly tak odpovídá aktuální podobě dokladu.

  2. Správná cesta schválení

    Schvalovací stupně se vyhodnotí podle pravidel v konfiguraci vaší instance. O tom, kdo má fakturu schvalovat, tak nikdo nemusí rozhodovat případ od případu.

  3. Potvrzení předá záznam do knihy

    Když fakturu potvrdíte, předá účetní záznam do hlavní knihy, pokud ji používáte. Účetní ho pak nemusí zakládat ručně.

  4. Z banky rovnou úhrada

    Když se bankovní platba spáruje s fakturou, zapíše se úhrada a změní se stav faktury. Zda je zaplaceno, tak nemusíte dohledávat ve výpisu.

  5. Schválení spustí další krok

    Událost schválení k úhradě může spustit pravidlo v modulu Automatizace. Navazující krok si určíte sami podle toho, jak vaše firma pracuje.

Napojení ven

  • Příkaz ve formátu pro bankuBance předáte platby jako platební příkaz ve formátu GPC. Soubor vzniká ze schválených přijatých faktur, takže do banky jde jen to, co prošlo schválením.
  • Dávkový soubor pro ČSOBPro ČSOB je připravený dávkový soubor XLSX s platbami. Naimportujete ho do banky a jednotlivé platby nemusíte zadávat ručně.
  • Výměna faktur v ISDOCModul AccountingCZ zajišťuje import i export ve formátu ISDOC. Faktury od dodavatelů načtete ze souboru a stejnou cestou je předáte dál.

Co zvládne AI agent

  • Vytěžení na požádání v chatu

    Asistenta požádáte o AI vytěžení přiloženého dokladu a on ho spustí nástrojem start_document_parsing. Výsledek pak projde běžnou kontrolou a schvalováním přijatých faktur.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Kdo může přijatou fakturu schválit?

Ten, koho určí schvalovací pravidla vaší instance. Žadatel nikdy nemůže schválit vlastní fakturu.

Lze nastavit schvalování podle částky?

Ano. Pro každý stupeň částky určíte počet schválení nebo řetěz osob, například vedoucí a potom finanční oddělení.

Musí přijatá faktura sedět s objednávkou?

Ve výchozím stavu se kontrola proti objednávce a příjemce vyžaduje. U vybraných pravidel ji lze vypustit.

Jak schválené faktury zaplatím?

Vyexportujete je jako platební příkaz GPC nebo jako dávku XLSX pro ČSOB a nahrajete do banky. Platbu pak systém spáruje z bankovního výpisu.

Mohu fakturu schválit a zaplatit ji až později?

Ano. Schválení bez úhrady fakturu podrží a k platbě ji uvolníte samostatným krokem.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Finance a účetnictví

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci