Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Komunikace · modul

E-mail propojený s CRM a zakázkami

Zprávy se samy přiřadí k zákazníkům a z e-mailu jedním klikem vznikne úkol nebo lead

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • E-mail
  • Vlákno konverzace
  • Kontakt
  • Firma
  • Lead
  • Úkol
  • Schůzka
  • Dokument
12
schopností
8
druhů záznamů
4
automatizací
4
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Draivix přiřazuje každou příchozí zprávu ke kontaktu, firmě nebo leadu podle adresy odesílatele a celé vlákno umí připojit k projektu, případu, úkolu nebo faktuře. Z e-mailu jedním klikem vytvoříte úkol, schůzku, lead, kontakt, firmu nebo dokument. Obchod, podpora i vedení tak vidí u zákazníka celou korespondenci bez přeposílání.

  • Zpráva najde svého zákazníkaPříchozí zpráva se podle adresy odesílatele přiřadí ke kontaktu, firmě nebo leadu, tedy potenciálnímu zákazníkovi. Korespondenci pak vidíte přímo v historii záznamu.
  • Celé vlákno u správné zakázkyCelé vlákno konverzace připojíte k projektu, případu, úkolu, faktuře nebo jinému záznamu. Domluva se zákazníkem pak leží u práce, které se týká, a ne jen v něčí schránce.
  • Další zprávy se zařadí samyKdyž je vlákno připojené k záznamu, každá další zpráva ve vlákně odkaz zdědí. Nikdo nemusí novou korespondenci přiřazovat znovu.
  • Odpověď se vrátí k zakázceOdchozí zpráva nese hlavičku s odkazem na záznamy, ke kterým patří. Když zákazník odpoví, odkazy se podle ní obnoví a odpověď skončí u stejné zakázky nebo projektu.
  • Z e-mailu rovnou další práceZe zprávy vytvoříte úkol, schůzku, lead, kontakt, firmu, dokument nebo šablonu. Požadavek zákazníka se tak neztratí mezi přečtenou poštou a nic nepřepisujete.
  • Schůzka se vyplní z pozvánkyKdyž zpráva obsahuje pozvánku .ics, schůzka se z ní předvyplní. Údaje o schůzce tak nemusíte přepisovat do kalendáře ručně.
  • Poptávka z webu jako leadPosílá-li váš web poptávky e-mailem, Draivix podle pravidel schránky založí z notifikace webového formuláře lead. Obchod pak poptávku nemusí opisovat z pošty.
  • Starší poptávky dohoníte zpětněPravidla pro leady můžete pustit i na starší poštu. Poptávky, které přišly před jejich nastavením, tak zpracujete stejně jako nové.
  • Jedna zpráva, více záznamůPři psaní nové zprávy k ní připojíte až deset souvisejících záznamů. Zpráva, která se týká více zakázek, je pak dohledatelná u každé z nich.
  • Soukromí i přístup na požádáníKolega bez přístupu vidí v historii záznamu uzamčenou zprávu jen se základními údaji a může požádat o obsah. Schvaluje vlastník, takže pošta zůstává pod jeho kontrolou.
  • Tlačítka podle vašich postupůSprávce nastaví vlastní tlačítka a převody z e-mailu bez programování, například nový případ s předvyplněným předmětem. Systém se tak přizpůsobí postupům vaší firmy.
  • E-mail může spustit další krokyVytvoření nebo změna e-mailu může spustit pravidla automatizace, například přidělení zpráv ze sdílené schránky týmu. Opakované kroky kolem pošty pak nemusí dělat člověk.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Automatické přiřazení k zákazníkovi

    Po příchodu nové zprávy Draivix porovná adresu odesílatele s kontakty, firmami a leady a zprávu k nim přiřadí. Korespondenci pak vidíte v historii záznamu. Přiřazení lze u konkrétní schránky vypnout.

    Číst podrobněji

    Když na zprávu odpovídáte z Draivixu, odchozí e-mail nese hlavičku s odkazem na záznamy, ke kterým patří. Odpověď zákazníka se díky ní zařadí ke stejné zakázce nebo projektu.

  2. Vlákno připojené k zakázce

    Celé vlákno konverzace můžete připojit k libovolnému záznamu: projektu, případu podpory, úkolu nebo faktuře. Každá další zpráva ve vlákně tento odkaz zdědí. Systém si pamatuje, zda odkaz vznikl ručně, při psaní zprávy, nebo vytvořením záznamu z e-mailu.

    Číst podrobněji

    Kolega, který nemá přístup do schránky, uvidí v historii záznamu jen základní údaje o zprávě. Obsah si může vyžádat a vlastník schránky mu jedním kliknutím udělí náhled. Při psaní nové zprávy lze připojit až deset souvisejících záznamů najednou.

  3. Záznam vytvořený z e-mailu

    Ze zprávy jedním klikem vytvoříte úkol, schůzku, lead, kontakt, firmu, dokument nebo e-mailovou šablonu. Schůzka se předvyplní z přiložené pozvánky .ics. Modul personalistiky přidává vytvoření výplaty z e-mailu. Nový záznam se automaticky propojí s vláknem.

    Číst podrobněji

    Správce může přidat další tlačítka bez programování, například „Nový případ z tohoto e-mailu“ s předvyplněným předmětem a odesílatelem. Pravidla automatizace mohou reagovat na vytvoření nebo změnu e-mailu, například přidělit zprávy ze sdílené schránky týmu.

  4. Poptávky z webového formuláře jako leady

    Pokud vám web posílá poptávky e-mailem, nastavíte u schránky pravidlo podle odesílatele, předmětu nebo příjemce. Draivix pak z notifikace vytáhne údaje z formuláře a založí lead se zdrojem podle pravidla, výchozí je „Web Site“. Lead si pamatuje zdrojovou zprávu a e-mail je k němu připojený.

    Číst podrobněji

    Pravidla lze pustit i zpětně na starší poštu. Stejnou příchozí poštu zpracovávají i další moduly: podpora z ní zakládá tikety, marketing zaznamenává odpovědi a nedoručitelné zprávy z kampaní a personalistika přeposílá poštu během nepřítomnosti.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Nová zpráva hned u zákazníka

    Po příchodu nové zprávy ji systém automaticky přiřadí ke kontaktu, firmě nebo leadu. Obchod, podpora i vedení ji vidí u zákazníka bez přeposílání.

  2. Z notifikace formuláře lead

    Když do schránky přijde notifikace webového formuláře, která odpovídá pravidlům schránky, založí systém lead. Poptávka z webu se tak dostane do obchodu bez opisování.

  3. Ráno jsou vlákna u projektů

    Každý den v 5:30 modul ProjectManagement přiřadí nová e-mailová vlákna k projektům. Projektový tým má ráno korespondenci u své práce.

  4. Pošta pro podporu i marketing

    Z příchozí pošty systém zakládá tikety podpory a zaznamenává odpovědi z kampaní. Podpora i marketing tak vycházejí z téže pošty a nikdo jim ji nemusí přeposílat.

Co zvládne AI agent

  • Vlákno připojí k projektu

    Požádejte asistenta, aby e-mailové vlákno připojil k projektu (attribute_email_thread). Korespondence pak leží u zakázky, aniž byste záznam otevírali.

  • Ze zprávy založí záznam

    Asistent na vaši žádost vytvoří ze zprávy záznam (create_record_from_email). Údaje z e-mailu pak nemusíte ručně přepisovat do systému.

  • Vypíše poštu k projektu

    Asistent vám vypíše e-maily, které patří k projektu (get_project_emails). Stav komunikace tak zjistíte bez procházení jednotlivých schránek.

  • Najde, co zákazník psal

    Asistent vyhledá a přečte zprávy k zákazníkovi (list_my_emails, read_email). Před telefonátem nebo schůzkou si tak připomenete, co bylo domluveno.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Jak Draivix pozná, ke kterému zákazníkovi e-mail patří?

Porovná adresu odesílatele s kontakty, firmami a leady. U odpovědí na zprávy odeslané z Draivixu použije navíc hlavičku s odkazem na původní záznamy.

Mohu e-mailovou konverzaci připojit k zakázce nebo projektu?

Ano. Vlákno připojíte k projektu, případu, úkolu, faktuře nebo jinému záznamu a každá další zpráva ve vlákně se zobrazí i tam.

Umí Draivix založit lead z poptávky z webu?

Ano. U schránky nastavíte pravidlo podle odesílatele a předmětu notifikace. Draivix z ní vytáhne údaje formuláře a založí lead propojený se zdrojovou zprávou.

Uvidí kolega bez přístupu do mé schránky obsah e-mailu u zákazníka?

Ne. V historii záznamu uvidí jen základní údaje a může požádat o přístup. Obsah se mu zobrazí, až žádost schválí vlastník schránky.

Jaké záznamy lze z e-mailu vytvořit?

Úkol, schůzku, lead, kontakt, firmu, dokument a e-mailovou šablonu, s modulem personalistiky také výplatu. Správce může přidat další převody.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Komunikace

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci