Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Finance a účetnictví · modul

Vydané faktury a platby

Faktury, zálohy, dobropisy a daňové doklady k platbám s číslováním bez mezer

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Faktura vydaná
  • Položka faktury
  • Zálohová faktura
  • Dobropis
  • Daňový doklad k přijaté platbě
  • Platba
  • Odpočet zálohy
  • Sleva
  • Doplňkový náklad
14
schopností
9
druhů záznamů
8
automatizací
2
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Vydané faktury v Draivixu vystavují faktury, zálohové faktury, dobropisy a daňové doklady k přijatým zálohám a sledují jejich úhradu. Vaše firma má na jednom místě doklad, jeho číslo z číselné řady, odeslání e-mailem i stav zaplacení, který se přepočítá po každé platbě.

  • Žádná faktura dvakrátProdejní objednávku převedete na fakturu jedním krokem. Když převod spustíte omylem znovu, systém vrátí už existující fakturu a druhou nevytvoří.
  • Čísla faktur jdou za sebouFaktura dostane číslo při vystavení, z číselné řady podle vystavitele a měny. V řadě nevznikají mezery, takže účetní nemusí dohledávat chybějící doklady.
  • Datum plnění se doplní samoDatum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) se na vydaných fakturách doplní samo, nejvýše 14 dní před datem vystavení. Tuto výchozí hranici si můžete nastavit podle své firmy.
  • Splatnost nepředběhne vystaveníSystém kontroluje, že datum splatnosti není dřív než datum vystavení. Chybně zadané datum tak zachytíte ještě předtím, než faktura odejde zákazníkovi.
  • E-mailem, nebo rovnou na tiskárnuFakturu pošlete jako PDF e-mailem, nebo ji jedním tlačítkem vystavíte a vytisknete. Odeslaný e-mail sám přepne její stav, takže hned vidíte, co už odešlo.
  • Úhrada ručně i z bankyPlatbu zapíšete ručně, tlačítkem Zaplaceno, nebo ji automaticky doplní bankovní párování. O zaplacení tak máte přehled na jednom místě, ať přišlo jakoukoli cestou.
  • Víte přesně, co je zaplacenoStav částečně zaplaceno, zaplaceno nebo přeplaceno se počítá přesně z plateb a odečtených záloh. Nemusíte tedy ručně dopočítávat, kolik vám zákazník ještě dluží.
  • Záloha pokračuje podle vásU zálohové faktury nastavíte, zda po úhradě vznikne konečná faktura, daňový doklad, nebo obojí. Další krok pak nemusíte řešit u každé zálohy znovu.
  • Doklad ke každé platběKe každé platbě na zálohu, i k částečné, vznikne daňový doklad. Každá úhrada tak má vlastní podklad a účetní nemusí nic skládat dodatečně.
  • Dobropis na správnou fakturuDobropis vytvoříte přímo z faktury a systém zkontroluje zákazníka i režim přenesení daňové povinnosti. Nenavážete ho tak omylem na doklad jiného zákazníka nebo režimu.
  • Storno nechá číslo na místěFakturu můžete stornovat, ale očíslovaný doklad své číslo neuvolní. Číselná řada tak zůstává souvislá a každé číslo jde dohledat.
  • Hotovost rovnou z fakturyKdyž zákazník platí hotově, vytvoříte příjmový pokladní doklad přímo z faktury. Údaje z ní tak nemusíte do pokladny přepisovat.
  • Děkovný e-mail a zámek dokladůPo zaplacení může zákazníkovi odejít děkovný e-mail a vystavené doklady můžete uzamknout. Obě možnosti jsou volitelné, zapnete je, jen když je vaše firma chce.
  • Výkon firmy na nástěnceWidgety na nástěnce ukazují měsíční výkon, souhrn faktur za měsíc a porovnání zaplaceného po letech. Vývoj fakturace tak vidíte bez skládání vlastních přehledů.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak vzniká faktura

    Fakturu založíte ručně, z prodejní objednávky, která je připravená k fakturaci, nebo ji připraví plán opakované fakturace. Z objednávky se vždy převedou všechny řádky do jedné faktury a objednávka se označí jako vyfakturovaná. Když převod omylem spustíte znovu, systém vrátí už existující fakturu a druhou nevytvoří.

    Číst podrobněji

    Číslo faktura dostane, když poprvé opustí stav konceptu. Ve výchozím nastavení ho dostane i koncept, který vytisknete nebo odešlete e-mailem. Čísla se berou z číselné řady podle vystavitele a měny a jdou za sebou bez mezer. Koncept zrušený před očíslováním žádné číslo nespotřebuje. Očíslovaná faktura si číslo ponechá i po stornu.

    Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) se na vydaných fakturách doplní samo, nejvýše 14 dní před datem vystavení. Hranici si nastavíte. Splatnost nesmí být dřív než datum vystavení. Výchozí sazba DPH na nových řádcích je 21 %.

  2. Odeslání a úhrada

    Fakturu odešlete jako PDF e-mailem, nebo ji vystavíte a vytisknete jedním tlačítkem. Jakmile e-mail odejde, faktura se sama přepne z konceptu na odeslanou. Faktury doručené jinou cestou lze takto označit hromadně.

    Číst podrobněji

    Platbu zapíšete ručně, tlačítkem Zaplaceno, nebo ji doplní párování z banky. Po každé platbě systém z přesných částek včetně odečtených záloh spočítá, zda je faktura částečně zaplacená, zaplacená, nebo přeplacená. Když chcete zákazníkovi poděkovat, zapnete děkovný e-mail po zaplacení.

  3. Zálohy a daňové doklady k přijaté platbě

    Zálohovou fakturu vystavíte samostatně nebo k objednávce. Objednávku tak můžete fakturovat po etapách přes zálohy a nakonec vystavit jednu konečnou fakturu. U zálohy nastavíte, co se stane po úhradě. Může vzniknout konečná faktura, daňový doklad k přijaté platbě, nebo obojí.

    Číst podrobněji

    Plátci DPH dostanou daňový doklad ke každé kladné platbě na zálohu. Každá částečná platba má vlastní doklad. Odečet zálohy se pak promítne do konečné faktury.

  4. Dobropisy, storno a ochrana dokladů

    Dobropis vytvoříte přímo z faktury. Když ho na fakturu navážete, systém zkontroluje, že faktura je vystavená a nestornovaná, patří stejnému zákazníkovi a má stejný režim přenesení daňové povinnosti. Dokud dobropis platí, faktura je ve stavu dobropisovaná. Storno faktury je samostatná akce s potvrzením.

    Číst podrobněji

    Ve výchozím stavu může vystavenou fakturu upravit uživatel s právem úprav. Pokud chcete vystavené doklady uzamknout, zapnete přísný režim. Práva k fakturám lze také omezit jen na administrátory. Vystavení, dobropis, storno i platba předají záznam do hlavní knihy, pokud ji používáte.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Po splatnosti se faktura označí

    Každou hodinu systém kontroluje splatnost a faktury po splatnosti sám označí. V přehledu tak hned poznáte, které pohledávky je potřeba řešit.

  2. Odesláním končí koncept

    Jakmile odejde e-mail s fakturou, faktura se přepne z konceptu na odeslanou. Stav nemusíte měnit ručně a vidíte, co už odešlo zákazníkovi.

  3. Platba upraví stav úhrady

    Po každé platbě se přepočítá stav úhrady faktury nebo zálohy. Stav dokladu tak vždy odpovídá platbám, které v systému máte.

  4. Z uhrazené zálohy konečná faktura

    Po úhradě zálohy vznikne konečná faktura, pokud je tak záloha nastavena. Nemusíte hlídat, kdy platba přišla, ani fakturu zakládat ručně.

  5. Doklad k záloze vznikne sám

    Když přijde platba na zálohu, systém vytvoří daňový doklad k přijaté platbě. Nemusíte ho vystavovat ručně a platba má hned svůj podklad.

  6. Účetní záznam bez přepisování

    Když používáte hlavní knihu, předá do ní účetní záznam vystavení, dobropis, storno i platba. Stejné údaje tak nikdo nezadává podruhé.

  7. Zaplaceno spustí další kroky

    Zaplacení faktury může spustit děkovný e-mail a výpočet provize. Navazující kroky tak nezávisí na tom, zda si na ně někdo vzpomene.

  8. Vlastní pravidla pro návaznou práci

    V modulu Automatizace si nastavíte vlastní pravidlo, třeba aby po zaplacení faktury vznikl úkol pro vlastníka zákazníka. Navazující práce tak nezůstane jen v něčí hlavě.

Napojení ven

  • Faktury putují do PohodyModul Pohoda exportuje faktury do účetního programu STORMWARE Pohoda. Vystavujete v Draivixu a účetní pracuje dál v programu, na který je zvyklá.
  • ISDOC tam i zpátkyModul AccountingCZ faktury ve formátu ISDOC exportuje i importuje. Doklady si tak s jinými programy předáte jako soubor, bez ručního přepisování.

05Časté otázky

Kdy dostane faktura v Draivixu číslo?

Když poprvé opustí stav konceptu. Ve výchozím nastavení ho dostane i koncept, který vytisknete nebo odešlete e-mailem. Číslo pochází z číselné řady bez mezer pro daného vystavitele a měnu.

Vznikne v číselné řadě mezera, když fakturu stornuji?

Ne. Koncept zrušený před očíslováním číslo nespotřebuje a očíslovaná faktura si číslo ponechá i po stornu.

Pozná systém sám, že zákazník zaplatil?

Ano, pokud máte napojenou banku. Platba se spáruje s fakturou a stav úhrady se přepočítá. Bez napojení zapíšete platbu ručně nebo tlačítkem Zaplaceno.

Umí Draivix zálohové faktury a daňové doklady k přijaté platbě?

Ano. U zálohy nastavíte, zda po úhradě vznikne konečná faktura, daňový doklad, nebo obojí. Plátci DPH dostanou daňový doklad ke každé platbě na zálohu.

Lze vystavenou fakturu ještě upravit?

Ve výchozím stavu ano, pokud má uživatel právo úprav. Po zapnutí přísného režimu se vystavené doklady uzamknou.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Finance a účetnictví

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci