Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Komunikace · modul

Firemní e-mail v ERP

Všechny firemní schránky v jednom systému, propojené se zákazníky a zakázkami

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • E-mail
  • E-mailový účet
  • Složka schránky
  • Vlákno konverzace
  • E-mailový filtr
  • E-mailová šablona
14
schopností
6
druhů záznamů
6
automatizací
11
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Modul Email je e-mailový klient přímo v Draivixu: každý uživatel v něm má všechny své schránky, sdílené i osobní. Připojíte běžné IMAP/SMTP schránky i účty Gmail a Microsoft 365 a každá zpráva se ukáže u zákazníka, projektu nebo zakázky, které se týká. Komunikace vaší firmy tak zůstává na jednom místě a nikdo ji nemusí dohledávat v cizích schránkách.

  • Všechny schránky na jednom místěKaždý uživatel může mít v Draivixu více e-mailových účtů: osobní, sdílené i přeposílané schránky. Vaši lidé tak nepřeskakují mezi poštovními programy.
  • Pošta od různých poskytovatelů společněBěžné schránky IMAP/SMTP, účty Gmail i Microsoft 365 připojíte do jednoho rozhraní. Vaše firma nemusí sjednocovat poskytovatele pošty, aby měli lidé všechno pohromadě.
  • Nová pošta dorazí téměř hnedDraivix kontroluje novou poštu každou minutu a přes IMAP IDLE, tedy otevřené spojení se serverem, ji doručí téměř okamžitě. Na dotaz zákazníka můžete reagovat bez čekání.
  • Konverzace pohromadě ve vláknechZprávy se řadí do vláken podle hlaviček zprávy nebo podle identifikátoru konverzace od poskytovatele. Celou domluvu se zákazníkem přečtete v jednom sledu.
  • Propagační pošta stranou od hlavníDoručenou poštu rozdělíte na kategorie hlavní, propagační, sociální a fóra. Když řešíte zákazníky, zobrazíte si jen hlavní zprávy a ostatní necháte na později.
  • Pošta roztříděná podle vašich pravidelU schránek IMAP filtry porovnávají odesílatele, příjemce, předmět a text zprávy a zprávu přesunou do složky nebo vynechají. Opakované třídění za vaše lidi udělá systém.
  • Pravidla platí i mimo DraivixFiltry se převedou do Sieve, jazyka pravidel pro poštovní servery, a přes ManageSieve (port 4190) se nahrají na poštovní server. Třídění pak platí i v jiných poštovních programech.
  • Rozepsané zprávy odešlete najednouZprávu píšete se šablonou a přílohami a můžete ji uložit jako koncept. Připravené koncepty pak odešlete hromadně, takže je nemusíte posílat po jednom.
  • Každý účet odesílá svou cestouDraivix zprávu odešle přes Gmail API, Microsoft Graph nebo SMTP podle typu účtu. Vy píšete vždy stejně a nemusíte řešit, odkud která schránka pochází.
  • Víte, kde zpráva uvízlaKaždé odeslání má diagnostický záznam od požadavku přes pokus a přijetí serverem až po uložení, včetně případné chyby. Když zpráva nedorazí, máte kde začít hledat.
  • Starou domluvu dohledáteKdyž je nainstalované rozšíření pg_search, hledáte ve schránce fulltextově metodou BM25. Bez něj systém porovnává prostý text, takže starou domluvu se zákazníkem dohledáte v obou případech.
  • Úklid schránky hromadněVybrané zprávy najednou archivujete, smažete, přesunete, označíte jako přečtené nebo nepřečtené, případně obnovíte. Úklid velké schránky tak neznamená otevírat každou zprávu zvlášť.
  • Nepřečtené máte na očíchPočet nepřečtených zpráv hlavního účtu vidíte přímo v menu. Nemusíte otevírat poštu, abyste věděli, jestli na vás něco čeká.
  • Staré notifikace nezahltí schránkuPravidla podle odesílatele a počtu dní určí, které staré notifikační e-maily se mají uklidit. Ve schránkách pak zůstává korespondence, kterou lidé opravdu potřebují.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak to funguje

    Draivix kontroluje příchozí poštu každou minutu. U schránek IMAP navíc umí držet otevřené spojení IDLE, takže nová zpráva se objeví téměř okamžitě. Gmail a Microsoft 365 posílají o nové poště upozornění samy a Draivix na ně reaguje synchronizací.

    Číst podrobněji

    Při synchronizaci se nejdřív načtou hlavičky, obsah zprávy se stáhne při otevření nebo předem u nepřečtených zpráv. Synchronizace nikdy neoznačí zprávu na serveru jako přečtenou. Stav přečtení se mění jen tehdy, když zprávu skutečně otevřete.

  2. Vlákna, složky a kategorie

    Zprávy se řadí do konverzačních vláken podle hlaviček In-Reply-To a References, u Gmailu a Outlooku podle identifikátoru konverzace poskytovatele. Složky schránky (doručená, odeslaná, koncepty, koš, spam, archiv i vlastní) se srovnávají se serverem.

    Číst podrobněji

    Doručenou poštu lze filtrovat na hlavní, propagační, sociální a fóra. U IMAP schránek kategorii určí Draivix, u Gmailu ji převezme ze štítků. Rozvržení, šířky sloupců a vybranou složku si každý uživatel nastaví sám.

  3. Filtry a pravidla na serveru

    E-mailové filtry porovnávají odesílatele, příjemce, předmět a text zprávy. Zprávu mohou vynechat, přesunout do složky nebo do skupinové složky, označit jako přečtenou nebo potlačit upozornění. Filtr platí pro jednu schránku, pro uživatele, nebo pro celou firmu.

    Číst podrobněji

    U IMAP schránek Draivix převede aktivní filtry do skriptu Sieve a nahraje ho na poštovní server přes ManageSieve. Pravidla pak platí i v jiných poštovních programech. Standardní filtry na nedoručitelné zprávy nainstaluje správce jedním příkazem. Filtry v Draivixu se uplatňují jen u IMAP schránek, ne u účtů Gmail a Outlook.

  4. Odesílání a dohledatelnost

    Zprávu napíšete v editoru se šablonami, přiložíte soubory a odešlete. Účet Gmail nebo Microsoft 365 odesílá přes API poskytovatele, ostatní účty přes SMTP. U IMAP schránek se odeslaná zpráva uloží i do složky Odeslané na serveru.

    Číst podrobněji

    Každé odeslání má diagnostický záznam: požadavek, pokus, přijetí serverem, uložení a případnou chybu. Do odchozí zprávy Draivix vloží vlastní hlavičku, díky které se odpověď zákazníka automaticky zařadí ke stejným záznamům jako původní zpráva.

  5. Hledání v poště

    Vyhledávání ve schránce používá fulltextový index BM25 (ParadeDB pg_search), pokud je v databázi nainstalovaný. Jinak systém hledá prostým porovnáním textu. Index pokrývá i složku, účet a datum, takže filtrování a řazení zůstávají rychlé i ve velkých schránkách.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Pošta se kontroluje každou minutu

    Každou minutu spustí systém úlohu CheckInboundEmails, která zkontroluje příchozí poštu. Nová zpráva se k vám dostane, aniž by ji kdokoli musel ručně načítat.

  2. Schránka reaguje na novou zprávu

    Jakmile změnu ohlásí IMAP IDLE nebo push upozornění Gmailu a Microsoft 365, Draivix schránku průběžně synchronizuje. Vaši lidé tak pracují s aktuální poštou.

  3. Upozorní vás jen nová zpráva

    Když dorazí nová zpráva, dostanete upozornění v aplikaci a v prohlížeči. Při prvním načtení schránky se nespouští, takže vás po připojení účtu nezahltí starší poštou.

  4. Noční úklid starých notifikací

    Jakmile úklid zapne správce, systém denně ve 2:00 přesune staré notifikační e-maily do koše podle nastavených pravidel. Bez zapnutí se úklid nespustí.

  5. Neúspěšná akce dostane další šanci

    Když se akce na poštovním serveru nepodaří, systém ji zopakuje až pětkrát. Přechodný problém serveru tak vaši lidé nemusejí řešit ručně.

  6. Při limitu synchronizace počká

    Po chybě nebo po překročení limitu poskytovatele Draivix synchronizaci odloží na později. Nemusíte ji hlídat ani spouštět ručně.

Napojení ven

  • Běžné poštovní serveryDraivix čte poštu z běžných serverů přes IMAP a šifrované IMAPS včetně IDLE, tedy otevřeného spojení pro rychlé doručení. Připojíte tak schránky, které už vaše firma používá.
  • Odesílání přes váš serverOdchozí pošta jde přes SMTP nebo šifrované SMTPS. Zprávy tak odcházejí z poštovního serveru, který vaše firma už používá, a adresy zůstávají stejné.
  • Filtry přímo na serveruPřes ManageSieve se na poštovní server nahrávají filtry ve formátu Sieve. Pravidla vaší firmy pak třídí poštu přímo na serveru, nejen v Draivixu.
  • Pošta z GmailuGmail API přenáší zprávy a odesílání, Google Pub/Sub hlásí změny ve schránce. Firma na Gmailu tak pracuje v Draivixu se stejnou poštou bez přeposílání.
  • Pošta z MicrosoftuMicrosoft Graph přenáší poštu a Graph subscriptions hlásí změny ve schránce. Firma na Microsoftu tak má novou poštu v Draivixu bez ručního načítání.
  • Hledání v celém textuRozšíření ParadeDB pg_search přidává do databáze fulltext BM25, kterým Draivix prohledává poštu. Filtrování a řazení zůstávají rychlé i ve velkých schránkách.

Co zvládne AI agent

  • Asistent přečte vaši poštu

    Požádejte asistenta o výpis vašich e-mailů nebo o přečtení konkrétní zprávy (list_my_emails, read_email). Přehled o poště získáte přímo v rozhovoru.

  • Příjemce najde podle jména

    Asistent dohledá příjemce podle jména a vybere odesílací účet (resolve_email_recipients, search_email_accounts). Adresy tak nemusíte hledat ručně.

  • Koncept připraví, vy zkontrolujete

    Asistent připraví koncept e-mailu a nechá ho na vaší kontrole (create_email_draft). Rozhodnutí, co zákazníkovi odejde, zůstává na vás.

  • Odešle, až to řeknete

    Asistent odešle e-mail na váš pokyn (email_send). O tom, kdy a co zákazníkovi odejde, rozhodujete vy, ne samotný asistent.

  • Přílohy přiloží i dohledá

    Asistent nahraje přílohu ke zprávě a vyhledá přílohy, které potřebujete (upload_email_attachment, search_attachments). Nemusíte je lovit ve starší poště.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Mohu do Draivixu připojit stávající firemní schránky?

Ano. Připojíte libovolnou schránku přes IMAP a SMTP, nebo účet Gmail či Microsoft 365 přes přihlášení u poskytovatele. Pošta zůstává na vašem serveru, Draivix ji synchronizuje.

Jak rychle se nová zpráva v Draivixu objeví?

Plánovaná kontrola běží každou minutu. U IMAP schránek s připojením IDLE a u Gmailu či Microsoft 365 s push upozorněním se zpráva objeví téměř okamžitě.

Označí Draivix zprávy na serveru jako přečtené?

Ne. Synchronizace čte zprávy tak, aby se stav přečtení na serveru nezměnil. Zpráva se označí jako přečtená, až když ji otevřete.

Fungují pravidla pro třídění pošty i mimo Draivix?

U IMAP schránek ano. Draivix převede filtry do skriptu Sieve a nahraje ho na poštovní server, takže platí i v jiných poštovních programech.

Umí asistent AI posílat e-maily sám?

Asistent připraví koncept, dohledá příjemce a odešle zprávu, když ho o to požádáte. Bez vašeho pokynu zprávy neodesílá.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Komunikace

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci