Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Lidé a docházka · modul

Docházka a evidence pracovní doby

Příchody a odchody z RFID terminálu, webu i mobilu, měsíční výkaz se schválením

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Docházkový záznam
  • Událost načtení karty
  • Měsíční výkaz práce
  • Souhrn pracovní doby
  • Typ pracovní doby
  • Pracovní kalendář
  • Rozsah pracovního kalendáře
  • Státní svátek
13
schopností
8
druhů záznamů
6
automatizací
4
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Docházka v Draivixu zaznamenává příchody a odchody zaměstnanců z RFID terminálu, z prohlížeče, z telefonu s polohou GPS nebo přes Bluetooth odznak v telefonu. Z naměřených časů sestaví měsíční výkaz, který projde schválením nadřízeným, kontrolou mzdové účetní, exportem a uzavřením. Vaše firma tak má jednu evidenci pracovní doby, ze které vycházejí mzdové podklady.

  • Terminál u vchodu bez přihlašováníU vchodu běží kiosková stránka docházkového terminálu, ke které zaměstnanci přikládají RFID karty. Terminál se ověřuje vlastním tokenem, takže u něj nemusí být nikdo přihlášený.
  • Docházka i z telefonuPříchod a odchod si přihlášený zaměstnanec zapíše v prohlížeči nebo v telefonu s polohou GPS. Lidé tak nejsou odkázaní jen na terminál u vchodu.
  • Telefon místo docházkové kartyPokud si to zapnete, poslouží telefon jako Bluetooth (BLE) odznak a nahradí docházkovou kartu. Zaměstnanci si pak vystačí s telefonem.
  • Příchod, nebo odchod pozná sámSystém podle otevřené směny sám určí, zda jde o příchod, nebo odchod, a oba časy spáruje do jednoho docházkového záznamu. Zaměstnanci stačí přiložit kartu a ve výkazu je jeden přehledný řádek.
  • Dvě pípnutí, jeden záznamDruhé přiložení karty během 5 sekund (výchozí nastavení) systém ignoruje a opakované odeslání téhož záznamu nevytvoří duplicitu. Ve výkazu proto nepřibývají falešné řádky.
  • Časy z budoucnosti neprojdouZáznam s budoucím časem systém odmítne a RFID terminál vůbec nemůže poslat zpětně datovaný čas. U terminálu tak platí čas skutečného přiložení karty.
  • Plán docházky je ráno hotovýKaždou noc systém doplní plán docházky podle pracovního kalendáře zaměstnance, státních svátků a schválených absencí. Výkaz přitom neukazuje budoucí týdny jako odpracované.
  • Opravy pod kontrolouRuční oprava docházky prochází kontrolou a zámek měsíce brání zápisu do uzavřeného období. Data, ze kterých vycházejí mzdové podklady, se tak dodatečně nezmění.
  • Víte, u koho výkaz ležíMěsíční výkaz má pět kroků: zaměstnanec ho odešle, nadřízený schválí, mzdová účetní zkontroluje, exportuje a uzavře. Každý krok má svého odpovědného člověka.
  • Vrácený výkaz vždy s důvodemV kterékoli otevřené fázi lze výkaz vrátit zaměstnanci, vždy s povinnou poznámkou. Zaměstnanec hned ví, co má opravit, a nemusí se dopátrávat důvodu.
  • Výkaz v PDF a ExceluMěsíční výkaz si stáhnete v PDF, ve výchozím nastavení až po skončení měsíce, nebo ho vyexportujete do Excelu. Podklady tak předáte ve formátu, který zrovna potřebujete.
  • Home office s pevnými pravidlyNastavíte limit dnů home office za měsíc (výchozí 2) a saldo hodin převáděné do dalšího měsíce (výchozí 4 hodiny). Obě pravidla tak máte přímo v evidenci pracovní doby.
  • Schvalovatele určí organizační strukturaVýkaz může schválit nadřízený nebo kdokoli výš v organizační struktuře. Kdo výkazy schvaluje, tak nemusíte řešit zvlášť – vychází to z toho, jak máte firmu uspořádanou.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak se docházka zaznamenává

    U vchodu může běžet kiosková stránka docházkového terminálu. Zaměstnanec přiloží RFID kartu a systém sám určí, zda jde o příchod, nebo odchod, podle toho, zda má otevřenou směnu. Terminál se přihlašuje vlastním tokenem, nepotřebuje tedy přihlášeného uživatele. Číslo karty se kontroluje proti nastavenému formátu a dvojité přiložení během pěti sekund se ignoruje.

    Číst podrobněji

    Přihlášený zaměstnanec si příchod a odchod zapíše také v prohlížeči nebo v telefonu s polohou GPS. Pokud to zapnete, může telefon sloužit jako Bluetooth (BLE) odznak místo karty. Opakované odeslání téhož záznamu nevytvoří duplicitu a záznam s budoucím časem systém odmítne. RFID terminál vlastní čas záznamu poslat nemůže, zpětně datovaná pípnutí proto neprojdou.

  2. Plán a skutečnost v jednom výkazu

    Každou noc systém založí aktivním zaměstnancům měsíční výkaz, pokud ještě neexistuje, a doplní do něj plán na další den podle pracovního kalendáře zaměstnance, státních svátků a schválených absencí. Výkaz proto nikdy neukazuje budoucí týdny jako odpracované. Každé přiložení karty vytvoří záznam události a systém příchod s odchodem spáruje do jednoho docházkového řádku.

    Číst podrobněji

    Směna otevřená déle než 18 hodin se považuje za neuzavřenou. Ruční opravy procházejí kontrolou a do uzamčeného měsíce zapisovat nelze. Výkaz rozlišuje typy dne, například práci, oběd, služební cestu, dovolenou, nemoc, lékaře, home office, náhradní volno nebo svátek. Nastavit lze také limit dnů home office za měsíc (výchozí 2) a saldo hodin převáděné do dalšího měsíce (výchozí 4 hodiny).

  3. Schválení měsíčního výkazu

    Výkaz má pět kroků: zaměstnanec ho odešle, nadřízený schválí, mzdová účetní zahájí kontrolu, výkaz exportuje a uzavře. Schvalovat může nadřízený nebo kdokoli výš v organizační struktuře. Nadřízený i účetní mohou výkaz vrátit zaměstnanci, vždy s povinnou poznámkou. Za zaměstnance, kterému už skončil pracovní poměr, odešle výkaz účetní s poznámkou.

    Číst podrobněji

    Žádný krok vpřed neprojde, dokud čekají neschválené ruční opravy. Po schválení nadřízeným je docházka daného měsíce jen ke čtení. Export vytvoří přílohu pod zámkem období a opakovaný export nic nezdvojí. Měsíční výkaz si stáhnete v PDF, ve výchozím nastavení až po skončení měsíce, nebo ho vyexportujete do Excelu.

  4. Nastavení podle vaší firmy

    V nastavení HR určíte formát čísla karty, prodlevu proti dvojitému přiložení, maximální délku otevřené směny, předvyplňování plánovaných pracovních dnů, BLE odznak a účetní, která výkazy kontroluje a exportuje. Kalendář státních svátků je ve výchozím stavu český a lze ho přepnout na jinou zemi nebo region. Tlačítka na terminálu lze namapovat na vlastní akce, například služební cestu, po které se den dokončí až při dalším příchodu.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Každou noc připravený výkaz

    Každou noc systém založí aktivním zaměstnancům měsíční výkaz, pokud ještě chybí, a doplní do plánu docházky další den. Nikdo nemusí výkazy zakládat ručně.

  2. Svátky rovnou v docházce

    Jednou denně systém promítne státní svátky do docházky. Nikdo je tak nemusí zaměstnancům zapisovat ručně a výkaz s nimi počítá.

  3. Kalendář svátků na dva roky

    Prvního dne v každém měsíci systém synchronizuje státní svátky na dva roky dopředu. Plán docházky tak vychází z aktuálního kalendáře svátků.

  4. Stav výkazu je vždy jasný

    Výkaz se s každým krokem přepne do dalšího stavu: otevřený, čeká na nadřízeného, schválen nadřízeným, kontrola účetní, exportován, uzavřen, nebo vrácen. Hned vidíte, kde se zdržel.

  5. Po schválení už se nepřepisuje

    Jakmile nadřízený výkaz schválí, systém docházku daného měsíce uzamkne pro úpravy. Účetní tak kontroluje přesně to, co nadřízený viděl a schválil.

  6. Návazné kroky podle vaší firmy

    Na každý krok schválení výkazu můžete napojit automatizační pravidlo, například upozornění účetní po exportu. Další postup si tak nastavíte podle toho, jak vaše firma pracuje.

Napojení ven

  • RFID terminály u vchoduDocházkové RFID terminály předávají do systému přiložení karet přes HTTP. Příchody a odchody od vchodu se tak rovnou propisují do evidence pracovní doby.
  • Docházka v kapse zaměstnanceZ mobilního telefonu přichází do systému zápis docházky s polohou GPS a telefon může sloužit i jako Bluetooth odznak. Zaměstnanec pak ke všemu vystačí s telefonem.

Co zvládne AI agent

  • Odpracované hodiny na dotaz

    Zaměstnanec se zeptá AI agenta a ten mu shrne jeho odpracovanou dobu. Přehled tak má hned, bez procházení výkazu a bez dotazu na účetní.

  • Volný termín najde agent

    Požádáte AI agenta a ten v kalendáři uživatele najde volné termíny. Při plánování tak nemusíte procházet celý kalendář ručně.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Jak mohou zaměstnanci v Draivixu zapisovat docházku?

Přiložením RFID karty na terminálu, v prohlížeči, v telefonu s polohou GPS nebo přes Bluetooth odznak v telefonu. Ruční zápis a opravy jsou možné také, procházejí ale kontrolou.

Musí být na docházkovém terminálu někdo přihlášený?

Ne. Terminál se ověřuje vlastním tokenem. Alternativně může běžet pod přihlášeným účtem vázaným na terminál.

Kdo schvaluje měsíční výkaz práce?

Nejprve nadřízený podle organizační struktury, potom mzdová účetní výkaz zkontroluje, exportuje a uzavře. Kdokoli z nich může výkaz vrátit s poznámkou.

Lze docházku upravit po schválení?

Po schválení nadřízeným je docházka měsíce jen ke čtení. Pokud je potřeba ji změnit, výkaz se vrátí zaměstnanci s poznámkou.

Propíše se dovolená a svátky do docházky?

Ano. Schválená absence vytvoří docházkové záznamy na dotčené dny a státní svátky se do docházky promítají každý den automaticky.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Lidé a docházka

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci