Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Dokumenty a tiskové šablony

Knihovna dokumentů, tisk do PDF z upravitelných šablon a formuláře s podpisem

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Dokument
  • Složka dokumentů
  • Šablona dokumentu
  • Šablona formuláře
  • Vyplněný formulář
  • Šablona (starší typ)
14
schopností
6
druhů záznamů
4
automatizací
2
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Dokumenty jsou knihovna firemních souborů a zároveň tiskové centrum systému: z upravitelných šablon vytvoří PDF, HTML e-mail nebo webovou nabídku z jakéhokoli tisknutelného záznamu. Faktury, dobropisy, nabídky, objednávky, servisní protokoly i cestovní příkazy se tisknou přes tento modul. Navíc obsahuje formuláře s elektronickým podpisem přes veřejný odkaz.

  • Smlouvy v přehledné knihovněKnihovna ukládá dokumenty do stromu složek a u každého eviduje typ, stav, datum zveřejnění a datum platnosti. Hned poznáte, který dokument ještě platí.
  • Soubor najdete u záznamuDokument propojíte s firmou, leadem, obchodním případem, nabídkou, objednávkou nebo výrobním číslem. Smlouvu či technický list pak najdete přímo u záznamu.
  • PDF z každého záznamuLibovolný tisknutelný záznam vytisknete do PDF jednou akcí a systém sám vybere výchozí šablonu. Doklad je připravený ke stažení a nikdo ho nepřepisuje.
  • Správná šablona bez vybíráníVýchozí šablonu určí typ záznamu a vystavovatel. Dokument tak vyjde v podobě, která k němu patří, aniž by ji někdo musel pokaždé hledat.
  • Vytištěný doklad zůstane u záznamuAkce Uložit vytištěný dokument uloží PDF jako přílohu záznamu. K tomu, co jste vytiskli, se později vrátíte bez hledání v počítači.
  • Celá várka v jednom souboruHromadná akce vytvoří PDF z více záznamů a zabalí je do jednoho souboru ZIP. Větší sadu dokladů stáhnete najednou, ne po jednom.
  • Zrušený doklad nepřehlédneteKdyž je doklad ve stavu zrušeno, systém na jeho PDF přidá diagonální razítko. Nikdo si zrušený dokument nesplete s platným.
  • Šablony bez programátoraV editoru šablonu složíte z bloků, nebo vložíte vlastní HTML a CSS, a výsledek ověříte v náhledu. Vzhled dokumentů si tak upravíte sami.
  • Šablona si poradí s položkamiDo šablony vkládáte pole záznamu, smyčkou procházíte položky dokladu, přidáváte podmínky a formátujete datum a čísla. Dokument pak odpovídá obsahu záznamu.
  • Šablony pro tisk i webŠablona pracuje v režimu PDF, e-mail, nebo webová stránka. Tiskové výstupy, e-maily i webové nabídky spravujete na jednom místě a stejným způsobem.
  • Hotové šablony od začátkuSystém dodává 28 hotových šablon pro faktury, dobropisy, nabídky, objednávky, servisní protokol a e-maily. Nezačínáte s prázdným editorem.
  • Vaše úpravy aktualizace nepřepíšeKdyž upravíte systémovou šablonu, vznikne vaše kopie. Pozdější aktualizace ji nepřepíše, takže doklady zůstanou takové, jaké jste si nastavili.
  • Nabídka jako webová stránkaZákazník může nabídku dostat jako webovou stránku v jednom ze šesti designů. Vzhled zvolíte podle toho, jak se chce vaše firma prezentovat.
  • Podpis přes veřejný odkazŠablona formuláře definuje otázky, vyplněný formulář pošlete zákazníkovi veřejným odkazem k podpisu a výsledek se uloží do PDF. Papír obíhat nemusí.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Knihovna dokumentů

    Dokument má název, soubor, typ, stav, datum zveřejnění a datum platnosti. Ukládá se do stromu složek a lze ho propojit s firmou, leadem, obchodním případem, nabídkou, objednávkou, událostí nebo výrobním číslem. Smlouvu, certifikát nebo technický list tak najdete přímo u záznamu, ke kterému patří.

  2. Tisk do PDF jedním kliknutím

    Na každém tisknutelném záznamu je akce PDF. Systém vybere výchozí šablonu podle typu záznamu a vystavovatele, doplní data záznamu i navázaných položek a vytvoří PDF ke stažení. Akce Uložit vytištěný dokument uloží PDF jako přílohu záznamu a hromadná akce zabalí PDF více záznamů do jednoho ZIP souboru.

    Číst podrobněji

    Pokud je záznam ve stavu zrušeno, systém do PDF automaticky přidá diagonální razítko. Při převodu do PDF jsou ve výchozím stavu blokované vzdálené zdroje i JavaScript, takže šablona nenačte nic, co do ní nepatří.

  3. Šablony bez programátora

    Šablony upravujete v editoru šablon: skládáte bloky, nebo vložíte vlastní HTML s CSS. Do textu vkládáte pole záznamu, formátujete data a čísla, procházíte položky dokladu a používáte podmínky typu „pokud je vyplněno“. Šablona má režim PDF, e-mail nebo web; k dispozici je náhled, duplikace a export.

    Číst podrobněji

    Systém dodává 28 hotových systémových šablon: faktury, dobropisy, nabídky, objednávky, servisní protokol, e-maily a webové nabídky. Webové šablony obsluhují stránku nabídky pro zákazníka v šesti designech. Když systémovou šablonu upravíte, vznikne vaše kopie a pozdější aktualizace ji nepřepíše.

  4. Formuláře s podpisem

    Šablona formuláře definuje otázky a má číslo verze. Formulář vyplníte k libovolnému záznamu, například k zakázce, a akcí Sdílet odkaz k podpisu pošlete zákazníkovi veřejný odkaz. Po podpisu a dokončení systém vytvoří PDF a uloží ho jako dokument u záznamu.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Šablona se vybere sama

    Při tisku záznamu systém automaticky vybere výchozí šablonu podle jeho typu a vystavovatele. Uživatel se nemusí rozhodovat, jak má dokument vypadat.

  2. Zrušení je hned vidět

    Je-li záznam ve stavu zrušeno, systém při převodu do PDF přidá razítko zrušeno. Neplatný dokument se pozná hned, i když koluje mimo systém.

  3. Podpis založí dokument sám

    Po dokončení podepsaného formuláře systém vytvoří PDF a uloží ho jako dokument u záznamu. Nikdo nemusí výsledek ručně stahovat ani zakládat.

  4. Workflow pošle hotový e-mail

    Když se workflow spustí a jsou splněné jeho podmínky, může odeslat e-mail s dokumentovou e-mailovou šablonou. Opakovaná sdělení mají jednotnou podobu.

Co zvládne AI agent

  • Vytěžení na vyžádání

    Asistent na požádání spustí vytěžení nahraného dokumentu, tedy načtení údajů ze souboru. Vy nemusíte hledat, kde se zpracování spouští.

  • Přílohy najde a přenese

    Asistent vyhledá přílohy a podle vašeho zadání je stáhne nebo zkopíruje k jinému záznamu. Soubor dostanete tam, kde ho potřebujete, bez prohledávání záznamů.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Můžu si upravit vzhled faktury v Draivixu?

Ano. Fakturu i další doklady upravíte v editoru šablon bez vydání nové verze systému. Upravená systémová šablona se při aktualizaci nepřepíše.

Jak vytisknu více faktur najednou?

Označte záznamy v seznamu a použijte hromadnou akci, která PDF všech vybraných záznamů zabalí do jednoho ZIP souboru.

Umí systém nechat zákazníka podepsat formulář?

Ano. Z vyplněného formuláře vytvoříte veřejný odkaz k podpisu. Po podpisu a dokončení systém uloží PDF jako dokument u záznamu.

Je možné poslat zákazníkovi nabídku jako webovou stránku?

Ano. Webové šablony obsluhují stránku nabídky pro zákazníka, která je k dispozici v šesti designech.

Co se stane s PDF zrušeného dokladu?

Pokud je záznam ve stavu zrušeno, systém do PDF automaticky přidá diagonální razítko.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci