Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Firmy, kontakty a aktivity

Jedna evidence firem a kontaktů, úkoly, schůzky, hovory a AI zápis z jednání

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Firma
  • Kontakt
  • Úkol
  • Schůzka
  • Hovor
  • Případ
  • Aktivita
  • Typ zákazníka
  • Obchodní role
  • Adresa
  • Záznam ze schůzky
  • Návrh akce ze schůzky
15
schopností
12
druhů záznamů
5
automatizací
8
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Firmy, kontakty a aktivity jsou společná evidence zákazníků a partnerů vaší firmy: firmy, kontaktní osoby, úkoly, schůzky, hovory a případy. Obchod, účetnictví, servis i projekty pracují nad stejnou kartou firmy, takže nikdo nevede vlastní seznam. Ze záznamu videoschůzky systém připraví přepis, shrnutí a návrhy úkolů, které před provedením schválí člověk.

  • Skupina firem přehledně pohromaděKarta firmy nese oficiální název, typ, obor a web a řadí firmy do hierarchie mateřských a dceřiných společností. Obchod i účetní vidí stejné údaje a stejné vazby.
  • Člověk zůstává jedním záznamemKontaktní osobu přiřadíte k více firmám zároveň. Když obchodník přejde k jinému zákazníkovi, nezakládáte ho znovu a jeho záznam zůstane jeden.
  • Víte, kam psát a volatK záznamu uložíte více e-mailů, telefonů a adres a označíte je jako hlavní, neplatné nebo odhlášené. Vaši lidé hned vidí, který údaj platí a kam se psát nemá.
  • Zákazníci v jasných skupináchFirmám přiřadíte typ zákazníka se zákaznickou skupinou a určíte výchozí typ. Všechna oddělení pak třídí zákazníky podle stejných pravidel.
  • Jedna firma, jeden záznamDuplicitní firmy spojíte jednou akcí Sloučit přímo na kartě. V evidenci zůstane jediný záznam, se kterým pracují všechna oddělení.
  • K fakturaci až s podkladyÚkol nese stav, prioritu a typ a před fakturací prochází schválením, které ověří podklady. Zamítnutý úkol se vrátí do stavu rozpracováno.
  • Jasno, co proběhlo a jakU schůzek a hovorů evidujete stav proběhlo nebo neproběhlo a k hovoru zapíšete výsledek. Kolegové si průběh dohledají v záznamu a nemusí se doptávat.
  • Schůzka i s videohovoremSchůzku nastavíte jako opakovanou, spustíte z ní videohovor nebo k ní pozvete hosta odkazem. Host uvidí název vaší firmy a odkaz na zásady ochrany osobních údajů.
  • Termíny se připomenou samySystém odesílá připomínky k úkolům, schůzkám a hovorům podle času, který nastavíte. Vaši lidé nemusí termíny hlídat v hlavě ani v diáři.
  • Zápis ze schůzky bez psaníZ nahrané schůzky systém připraví přepis, shrnutí a návrhy úkolů. Každý návrh je koncept a provede se, až když ho schválí člověk.
  • Nejisté návrhy dostanou příznakAI návrhy s jistotou pod nastavenou hranicí (výchozí hodnota 80) systém označí k bližší kontrole. Člověk tak ví, kterým věnovat víc pozornosti, než je schválí.
  • Nahrávky jen pro účastníkyPřístup k nahrávkám schůzek můžete omezit jen na účastníky dané aktivity. Záznam citlivého jednání tak zůstane mezi těmi, kdo se ho zúčastnili.
  • Mobil se připojí, když chceteV nastavení můžete zapnout synchronizaci kontaktů a výpisu hovorů z mobilního zařízení. Ve výchozím stavu je vypnutá, takže o ní rozhodujete vy.
  • Případy navázané na zákazníkaPřípad (Case) má číslo, stav a prioritu a je navázaný na firmu i její kontakty. Každou věc k řešení dohledáte u zákazníka a vidíte, jak na tom je.
  • Aktivita týmu na dashboarduWidget výkonu týmu v aktivitách ukáže na dashboardu, jak je tým aktivní. Vedení má přehled na úvodní obrazovce a nemusí skládat vlastní sestavy.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jedna karta firmy pro všechna oddělení

    Karta firmy nese název, oficiální název, typ, obor, web a telefon. Firmy lze řadit do hierarchie mateřská a dceřiná firma a přiřadit jim typ zákazníka se zákaznickou skupinou. Kontaktní osoba může patřit k více firmám zároveň, takže obchodník, který přejde k jinému zákazníkovi, zůstane jedním záznamem.

    Číst podrobněji

    E-maily, telefony a adresy se ukládají jako samostatné položky s označením hlavní, neplatné nebo odhlášené z komunikace. Jeden kontakt tak může mít více e-mailů a telefonů a systém ví, na který psát. Duplicitní firmy sloučíte akcí Sloučit přímo na kartě.

  2. Úkoly, schůzky a hovory

    Úkol má stav, prioritu, typ a termín. Stavy jsou seskupené tak, aby šlo poznat, co čeká na schválení a co je připraveno k fakturaci. Akce Schválit k fakturaci a Zamítnout k fakturaci ověří podklady; zamítnutý úkol se vrátí do stavu rozpracováno.

    Číst podrobněji

    Schůzky a hovory mají stav plánováno, proběhlo nebo neproběhlo. U hovoru zapíšete výsledek, schůzku můžete nastavit jako opakovanou, spustit z ní videohovor nebo k ní pozvat hosta odkazem. Pro hosty se zobrazí název vaší firmy a odkaz na zásady ochrany osobních údajů. Připomínky k úkolům, schůzkám a hovorům odesílá systém každou minutu podle nastaveného času.

    Kromě aktivit eviduje modul i případy (Case) s číslem, stavem, prioritou a typem, navázané na firmu a kontakty.

  3. AI zápis ze schůzky se schválením

    Když poskytovatel nahrávání ohlásí hotový záznam schůzky, systém ověří sdílené tajemství, záznam přepíše službou Soniox, nechá zvolený jazykový model napsat shrnutí a navrhne další kroky, například úkol nebo follow-up. Každý návrh je koncept a provede se až po schválení člověkem.

    Číst podrobněji

    Návrhy s nižší jistotou, než je nastavená hranice (výchozí hodnota 80), systém navíc označí k bližší kontrole. Přístup k nahrávkám můžete omezit jen na účastníky dané aktivity.

  4. Přehled týmu a mobilní zařízení

    Widget výkonu týmu v aktivitách ukazuje aktivitu týmu na dashboardu a k dispozici je i souhrn uskutečněných hovorů. V nastavení lze zapnout synchronizaci kontaktů a výpisu hovorů z mobilního zařízení; ve výchozím stavu je vypnutá.

    Číst podrobněji

    Změny stavů úkolů, schůzek a hovorů systém zveřejňuje jako události, na které můžete navázat automatizace, například upozornit účetní, když je úkol připraven k fakturaci.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Připomínky odcházejí včas

    Každou minutu systém vyhledá splatné připomínky k úkolům, schůzkám a hovorům a odešle je. Upozornění dorazí podle času, který jste nastavili.

  2. Stav úkolu pohne procesem

    Když se změní stav úkolu, systém zapíše údaje o dokončení a vytvoří událost pro automatizace. Navážete na ni třeba upozornění účetní na úkol připravený k fakturaci.

  3. Výsledek jednání spustí workflow

    Jakmile se změní výsledek schůzky nebo hovoru, systém vyvolá událost pro navazující workflow. Další krok po jednání pak běží podle pravidel vaší firmy.

  4. Nahrávka projde celým zpracováním

    Po ohlášení hotového záznamu systém nahrávku přijme, přepíše, shrne a připraví návrhy akcí. Zpracování skončí stavem hotovo nebo k revizi a návrhy schvaluje člověk.

  5. Slabší návrhy čekají na kontrolu

    Když má návrh jistotu pod nastavenou hranicí (výchozí hodnota 80), systém ho sám označí k bližší kontrole. Člověk při schvalování hned vidí, kde má zpozornět.

Napojení ven

  • Přepis řeči přes SonioxZáznam schůzky převádí na text služba Soniox. Z mluveného jednání tak máte text, ze kterého vzniká shrnutí a návrhy dalších kroků.
  • Hotová nahrávka se ohlásí samaPoskytovatel nahrávání videoschůzek pošle příchozí webhook, tedy automatickou zprávu o hotovém záznamu. Systém ji zpracuje až po ověření sdíleného tajemství.
  • Shrnutí píše zvolený modelShrnutí schůzky napíše jazykový model, který určíte v nastavení. Vaše firma sama rozhoduje, který model s obsahem jednání pracuje.
  • Konference běží přes GreenlightKonferenční část obsluhuje backend Greenlight, tedy server na pozadí konferencí. Přístupové údaje k němu se zadávají v nastavení systému.

Co zvládne AI agent

  • Úkoly z poznámek ze schůzky

    Požádáte asistenta a z poznámek ze schůzky připraví návrh úkolů. Jde o návrh, který si před provedením zkontrolujete a schválíte.

  • Historie firmy v kostce

    Asistent shrne nedávné aktivity u firmy: hovory, schůzky a úkoly. Před jednáním se zákazníkem rychle zjistíte, co se u něj naposledy dělo.

  • Stručně o kontaktní osobě

    Na požádání připraví asistent stručný přehled o kontaktní osobě. Hodí se třeba před telefonátem, když si potřebujete rychle připomenout, o koho jde.

  • Kdo je kdo u zákazníka

    Asistent shrne kontaktní osoby navázané na firmu. Hned vidíte, koho u zákazníka evidujete, aniž byste procházeli celou kartu.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Může jeden kontakt patřit k více firmám?

Ano. Kontakt je s firmami propojený vztahem mnoho k mnoha, takže stejná osoba může být vedená u více firem bez duplicitního záznamu.

Provede AI úkoly ze schůzky sama?

Ne. Systém připraví přepis, shrnutí a návrhy úkolů jako koncepty. Provedou se až poté, co je člověk schválí; nejisté návrhy jsou navíc označené k bližší kontrole.

Jak se v Draivixu schvalují úkoly k fakturaci?

Úkol ve stavu čeká na schválení nebo k fakturaci schválíte nebo zamítnete akcí na kartě. Systém přitom ověří podklady a zamítnutý úkol vrátí do stavu rozpracováno.

Posílá systém připomínky schůzek?

Ano. Úloha běží každou minutu a odesílá splatné připomínky k úkolům, schůzkám a hovorům podle nastaveného času.

Můžu pozvat na schůzku někoho mimo firmu?

Ano, pokud je v nastavení povolený přístup hostů. Host dostane pozvánku s odkazem a na stránce schůzky uvidí název vaší firmy a odkaz na zásady ochrany osobních údajů.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci