Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Kalendář a rezervace zdrojů

Společný kalendář schůzek, hovorů a úkolů, rezervace místností a aut a iCal odběr

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Událost
  • Zdroj
  • Rezervace zdroje
  • Kalendář
  • Odběr kalendáře
  • Oprávnění ke kalendáři
  • Schůzka
13
schopností
7
druhů záznamů
3
automatizací
4
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Kalendář spojí do jednoho pohledu všechny termíny v systému: schůzky, hovory, úkoly, události i rezervace. Vaše firma v něm rezervuje sdílené zdroje, jako jsou zasedačky, auta nebo vybavení, a systém hlídá, aby se rezervace nepřekrývaly. Pozvánky odcházejí s přílohou ICS a každý si může kalendář odebírat v telefonu přes iCal.

  • Všechny termíny na jednom místěSchůzky, hovory, úkoly, události a rezervace vidíte v jednom kalendáři. Nemusíte přepínat mezi moduly, abyste zjistili, co vás a kolegy čeká.
  • Projekty i personalistika v kalendářiKalendář zobrazí i záznamy z dalších modulů, například z projektů a personalistiky. Plány z různých oddělení vidíte vedle sebe.
  • Kalendář podle vašeho provozuNastavíte výchozí pohled, délku slotu, pracovní dobu, zobrazení víkendů a čísla týdnů. Kalendář pak odpovídá tomu, jak vaše firma skutečně pracuje.
  • Priority poznáte podle barvyZáznamy se barví podle zvoleného pole, například priority, a dokončené položky jsou odlišené. Co spěchá a co je hotové, poznáte na první pohled.
  • Opakované termíny bez přepisováníOpakované série se rozbalují podle pravidla RRULE, tedy zápisu opakování. Pravidelnou schůzku zadáte jednou a v kalendáři ji vidíte v každém termínu.
  • Nový termín během chvilkyRychlé založení termínu nabízí přednastavené názvy a výchozí typ záznamu. Běžnou schůzku nebo hovor zapíšete bez vyplňování dlouhého formuláře.
  • Vidíte jen, co chceteKaždý uživatel si vybere, které kalendáře chce vidět. Místo přeplněné obrazovky má před sebou termíny, které se ho skutečně týkají.
  • Zasedačky a auta v evidenciU zdrojů, jako jsou zasedačky, auta nebo vybavení, evidujete typ, umístění, kapacitu a vlastníka. Každý ví, co je k dispozici a na koho se obrátit.
  • Schvalování jen u vybraných zdrojůRezervace má stav čeká, potvrzeno nebo zrušeno. Stav čeká vzniká jen u zdrojů, které vyžadují schválení, ostatní rezervace nikoho nezdržují.
  • Zasedačka nebude obsazená dvakrátSystém kontroluje překrývání rezervací, pokud zdroj souběh výslovně nepovoluje. Dvě skupiny se tak nesejdou v jedné zasedačce ve stejný čas.
  • Pozvánka připravená k odesláníAkce Odeslat pozvánku připraví ze schůzky e-mailový koncept s kalendářní přílohou ICS pro všechny účastníky. E-mail před odesláním zkontrolujete.
  • Připomínka včas před termínemPřipomínky chodí ve výchozím stavu 15 minut před termínem. Lidé se stihnou na schůzku nebo hovor připravit.
  • Kalendář i v telefonuKaždý uživatel má osobní adresu iCal, kterou přidá do svého kalendářového klienta. Feed obsahuje termíny od 6 měsíců zpět do 18 měsíců dopředu.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Všechny termíny v jednom kalendáři

    Kalendář zobrazí každý typ záznamu, který má nastavené kalendářové údaje: schůzky, hovory a úkoly, události, ale i záznamy z projektů nebo personalistiky. Výchozí pohled je týden s 30minutovými sloty a zvýrazněnou pracovní dobou 8:00–18:00; víkendy, čísla týdnů a skrytí mimopracovních hodin nastavíte.

    Číst podrobněji

    Záznamy se barví podle zvoleného pole, například priority, a dokončené položky jsou odlišené. Opakované série se rozbalují podle pravidla RRULE. Rychlé založení termínu nabízí přednastavené názvy a výchozí typ záznamu. Uživatel si vybere, které kalendáře chce vidět.

  2. Rezervace zasedaček, aut a vybavení

    Zdroj má název, typ, popis, umístění, kapacitu, barvu a vlastníka. Rezervace má stav čeká, potvrzeno nebo zrušeno; stav čeká vzniká jen u zdroje, který vyžaduje schválení. Systém kontroluje překrývání rezervací, pokud zdroj souběh výslovně nepovoluje. Rezervace lze v nastavení vypnout.

  3. Pozvánky a připomínky

    Akce Odeslat pozvánku na schůzce připraví e-mailový koncept s přílohou ICS pro všechny účastníky; e-mail před odesláním zkontrolujete. Připomínky chodí ve výchozím stavu 15 minut před termínem a odesílá je úloha, která běží každou minutu.

  4. iCal odběr a další kalendáře

    Každý uživatel má osobní adresu iCal, kterou přidá do libovolného kalendářového klienta. Feed obsahuje termíny od šesti měsíců zpět do osmnácti měsíců dopředu. Adresa obsahuje tajný token; při jeho obnovení přestane stará adresa fungovat.

    Číst podrobněji

    Synchronizaci s kalendáři Google a Outlook zajišťují samostatné integrační moduly.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Připomínka odejde na čas

    Každou minutu běží úloha, která odešle splatné připomínky. Lidé dostanou upozornění ve chvíli, kdy má přijít, a nikdo ho nemusí spouštět.

  2. Překrytí odhalí systém sám

    Při vytvoření rezervace systém zkontroluje, zda se nepřekrývá s jinou. Případnou kolizi zjistíte hned při zadávání, ne až na místě.

  3. Série se rozbalí při zobrazení

    Při zobrazení kalendáře se opakované série rozbalí podle pravidla RRULE. Každý výskyt pravidelného termínu vidíte na svém místě, i když jste ho zadali jednou.

Napojení ven

  • Termíny ve vašem kalendářiPřes iCal odběr přidáte své termíny do libovolného kalendářového klienta. Adresa obsahuje tajný token a po jeho obnovení stará adresa přestane fungovat.
  • Spojení s Googlem a OutlookemSynchronizaci s kalendáři Google a Outlook zajišťují samostatné integrační moduly. Lidé mohou dál používat kalendář, na který jsou zvyklí.

Co zvládne AI agent

  • Volný termín bez listování

    Asistent najde volné termíny ve vašem kalendáři. Když domlouváte schůzku, nemusíte procházet týden po týdnu, abyste věděli, kdy máte čas.

  • Váš program na požádání

    Asistent vypíše váš program na zvolené období. Hned víte, co vás čeká dnes nebo příští týden, aniž byste otevírali kalendář.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Můžu firemní kalendář vidět v telefonu?

Ano. Každý uživatel má osobní iCal adresu, kterou přidá do kalendáře v telefonu. Feed obsahuje termíny od šesti měsíců zpět do osmnácti měsíců dopředu.

Hlídá systém dvojí rezervaci zasedačky?

Ano. Při rezervaci systém kontroluje překrývání, pokud zdroj souběžné rezervace výslovně nepovoluje.

Funguje synchronizace s Google Kalendářem nebo Outlookem?

Synchronizaci s Google a Outlook zajišťují samostatné integrační moduly, které se ke kalendáři připojují.

Jak se posílají pozvánky na schůzku?

Akce Odeslat pozvánku připraví e-mailový koncept s přílohou ICS pro účastníky. Před odesláním ho můžete upravit.

Kdy chodí připomínky?

Ve výchozím stavu 15 minut před termínem. Předstih i zapnutí připomínek nastavíte v nastavení kalendáře.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci