CRM a obchodní pipeline

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

1. 1

   Od prospektu k leadu

   Databázi firem k oslovení nahrajete importem. Systém nejdřív udělá zkušební průchod a každý řádek zařadí: nový prospekt, firma už v CRM existuje (přeskočí se), prospekt už existuje (nabídne doplnění chybějících údajů), nebo karanténa kvůli chybějícímu či neplatnému IČ. Zapisuje se až po potvrzení.

   Číst podrobněji

   IČ se kontroluje při každém uložení, nejen při importu: musí mít 8 číslic a nesmí se opakovat mezi firmami ani prospekty. Oslovování sledujete stavy od „k oslovení“ přes první až třetí e-mail po „má zájem“ nebo „nemá zájem“. Na lead lze převést jen prospekt se zájmem a jeho aktivity, e-maily i přílohy se přenesou s ním.

2. 2

   Leady: příjem, skóre a převod

   Leady přicházejí z formulářů na vašem webu, z webhooku pro poptávky z partnerského webu (vyžaduje souhlas se zpracováním a hlídá duplicity), z importu nebo převodem prospektu. Při založení dostane lead skóre podle vyplněných údajů: e-mail +20, telefon +10, firma +15, odhadovaná hodnota +25, obor +10. Kontaktovaný lead se skóre 80 a víc se sám přepne na kvalifikovaný.

   Číst podrobněji

   Převod leadu založí v jednom kroku kontakt, firmu a obchodní příležitost ve fázi kvalifikace, nebo je propojí s už existujícími záznamy. Lead ve stavu „mrtvý“ převést nejde. Po převodu se vazby na vzniklé záznamy už nedají přepsat, takže převod je vždy dohledatelný.

3. 3

   Obchodní příležitosti s řízenými fázemi

   Příležitost prochází fázemi kvalifikace, příprava nabídky, nabídka, vyjednávání, příprava smlouvy, smlouva odeslána a končí jako vyhraná, prohraná nebo odložená. Fázi nikdo nemění ručně ve formuláři: každý posun je tlačítko s vlastním oprávněním, například „Vyhrát“ nebo „Odložit“. Přetažení karty na kanbanu spustí stejnou akci se stejnými kontrolami.

   Číst podrobněji

   Systém hlídá, aby dva lidé současně nepřepsali stav jeden druhému, a opakované kliknutí nic nezdvojí. Je-li zapnuté Účetnictví, posun od fáze nabídky dál vyžaduje k příležitosti cenovou nabídku. Částky se přepočítávají do měny firmy a u zákazníka se průběžně aktualizuje celková hodnota obchodů, počet aktivních, vyhraných a prohraných a úspěšnost.

4. 4

   Prognóza, cashflow a přehled prodeje

   Měsíční prognóza počítá příležitosti označené zvoleným štítkem (výchozí „Hot“). Každý obchod spadne celou částkou do měsíce očekávaného uzavření, bez vážení pravděpodobností. Příznak „uhrazeno“ bere z faktur, které dosáhly stavu zaplaceno. Tabulka cashflow ukazuje aktivní a vyhrané obchody po měsících, částky v ní upravíte přímo a součty se přepočtou do vaší zobrazovací měny.

   Číst podrobněji

   Stránka Přehled prodeje má záložky Přehled (počty, trychtýř podle fází, vytížení obchodníků, obchody před uzavřením a po termínu), Měsíční plán, Prognóza, Nabídky a Aktivita.

5. 5

   Nevolat: ochrana kontaktů

   Když u firmy nastavíte příznak „nevolat“, systém ho propíše do všech jejích leadů, které najde podle vazby z převodu nebo podle normalizovaného názvu firmy bez právní formy. Nový lead se stejným názvem firmy dostane příznak hned při založení. Poslední hovor a poslední aktivita se u leadů a příležitostí aktualizují samy z hovorů, schůzek a e-mailů.