Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Projekty a servis · modul

Řízení projektů

Projekty od nabídky po fakturaci: plán, Gantt, náklady, milníky a předání

Základ k dispozici, část se dokončujeDomluvit konzultaci
  • Projekt
  • Položka projektu
  • Šablona úkolů
  • Platební kalendář
  • Milník platebního kalendáře
  • Náklad projektu
  • Výnos projektu
  • Měsíční plán projektu
  • Povinný dokument projektu
  • Předávací protokol
  • Roadmapa projektu
  • Dotazník spokojenosti
13
schopností
12
druhů záznamů
7
automatizací
3
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Řízení projektů vede zakázku od přijaté nabídky přes plán úkolů, náklady a fakturační milníky až po předávací protokol. Vaše firma má u každého projektu na jednom místě termíny, úkoly, e-maily, rozpočet a marži. Faktury a zálohy vznikají přímo z platebního kalendáře projektu.

  • Z nabídky rovnou projektPřijatou nabídku převedete na projekt jedním krokem. Nabídka a projekt na sebe navzájem odkazují, takže snadno dohledáte, z čeho zakázka vzešla.
  • Plán práce je hned připravenýPlán úkolů vznikne ze šablony podle typu projektu. Opakované spuštění šablony úkoly nezdvojí, takže po něm nemusíte nic ručně čistit.
  • Plán v pohledu podle vásPlán zobrazíte jako tabuli, plán po skupinách nebo Gantt, kde lze podúkoly zanořit pod nadřazené úkoly. Každý v týmu si vybere pohled, který mu vyhovuje.
  • Cesta projektu ve 13 etapáchProjekt prochází 13 etapami od poptávky po předání a nezávisle na nich má samostatný stav, například aktivní nebo pozastavený. Vidíte tak, kde práce je i zda běží.
  • Blížící se termín uvidíte včasStav termínu se v seznamu projektů projeví barvou řádku. Ráno systém navíc rozešle upozornění, když projektu zbývá posledních 10 dní před termínem.
  • Platby rozložené do milníkůSmluvní částku rozdělíte v platebním kalendáři na milníky v procentech nebo pevných částkách. Předem tak víte, z čeho a kolik budete zákazníkovi fakturovat.
  • Zaplacená záloha se odečte samaZ milníku vystavíte zálohovou a poté konečnou fakturu. Zaplacenou zálohu systém v konečné faktuře automaticky odečte, takže ji nemusíte dopočítávat ručně.
  • Marže projektu bez dohledáváníNáklady a výnosy evidujete po projektech. Souhrn podle typu nákladu ukazuje i prognózu a vedle ní marži, takže ekonomiku zakázky nemusíte skládat z tabulek.
  • Všechny projekty na jedné plošePřehled projektů je samostatná pracovní plocha s ukazateli, fakturací, termíny a měsíčními plány. Stav zakázek tak nemusíte skládat z jednotlivých projektů.
  • Povinné dokumenty pod kontrolouKontrolní seznam povinných dokumentů je rozdělený podle fází, jako jsou smlouva, realizace, předání a další. Hned vidíte, co ve které fázi projektu ještě chybí.
  • E-maily si najdou svůj projektSystém každý den přiřadí e-mailová vlákna a kontakty k projektům. Komunikaci se zákazníkem pak máte u zakázky a nemusíte ji hledat v jednotlivých schránkách.
  • Zákazník vidí, jak práce pokračujeZákazníkovi pošlete veřejný odkaz na tabuli úkolů, která je jen pro čtení. Odkaz můžete kdykoli zrušit, takže o přístupu rozhodujete vy.
  • Hlášení chyb z jiných systémůSystém umí přijímat hlášení chyb z externích systémů. Ve výchozím stavu je příjem vypnutý, takže ho zapnete jen tehdy, když ho vaše firma potřebuje.

Co se ještě dokončuje

  • Měření času na projektu (spustit a zastavit) v této verzi nefunguje.
  • Tabule úkolů za skupinu projektů nevrací úkoly.
  • Zdraví projektu se nastavuje ručně, automatický výpočet není zapojen.
  • V přehledu projektů se nekontrolují oprávnění k jednotlivým záznamům.
  • Kdo vidí projekt, vidí náhledy všech přiřazených e-mailů, i z cizích schránek.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Od nabídky k projektu a plánu

    Přijatou nabídku převedete na projekt jedním krokem. Projekt převezme zákazníka a popis a nabídka i projekt na sebe navzájem odkazují.

    Číst podrobněji

    Plán práce vznikne ze šablony úkolů pro daný typ projektu. Šablona se může spustit sama při založení projektu, opakované spuštění úkoly nezdvojí. Řešitele a termíny určí pravidla šablony; úkol bez určeného řešitele dostane vedoucí projektu. Plán vidíte jako tabuli, plán po skupinách nebo Gantt, kde lze podúkoly zanořit pod nadřazené úkoly.

  2. Životní cyklus a hlídání termínů

    Projekt má stav (koncept, aktivní, pozastavený, dokončený, zrušený, archivovaný) a nezávisle na něm etapu: poptávka, NDA, analýza, schválení rozsahu, smluvní fáze, technická příprava, vývoj, interní testování, testování klientem, akceptace, nasazení a předání. Každá změna stavu a etapy je událost, na kterou lze navázat automatizaci.

    Číst podrobněji

    Systém z termínu dopočítá stav termínu: v pořádku (více než 30 dní), varování (11–30 dní) a kritický (10 dní a méně). V seznamu projektů se to projeví barvou řádku. Každé ráno v 7:00 rozešle jednorázové upozornění na projekty, které vstoupily do posledních 10 dní.

  3. Platební kalendář a fakturace milníků

    Platební kalendář projektu rozdělí smluvní částku na milníky procentem nebo pevnou částkou. Kalendář prochází stavy koncept, schválený, aktivní a dokončený. Milník označíte k fakturaci, z něj vystavíte zálohovou fakturu a poté konečnou fakturu. Zaplacená záloha se v konečné faktuře automaticky odečte, nezaplacená vystavení konečné faktury zablokuje.

    Číst podrobněji

    Každý milník má nejvýše jednu fakturu a jednu platnou zálohu. Po první fakturaci už nejde změnit smluvní částku a součet procent nepřekročí smlouvu. Pravidlo, kdy smí milník k fakturaci (například až po dodání všech povinných dokumentů), lze pro vaši firmu doplnit.

  4. Náklady, výnosy a přehled projektů

    Náklady a výnosy se vedou po projektech, souhrn podle typu nákladu ukazuje plán, prognózu a skutečnost. Na projektu se průběžně obnovují vyfakturované a k fakturaci připravené částky, náklady a marže.

    Číst podrobněji

    Přehled projektů je samostatná pracovní plocha s ukazateli, fakturací, termíny a měsíčními plány. Přístup do něj mají administrátoři a týmy či role, které nastavíte.

  5. Komunikace a spolupráce se zákazníkem

    E-maily a schůzky se k projektu přiřazují. Každý den v 5:30 systém přiřadí nová e-mailová vlákna a doplní kontakty projektu. Ze záznamu schůzky systém navrhne úkoly, které člověk potvrdí; úkoly sám nezakládá.

    Číst podrobněji

    Zákazníkovi můžete poslat veřejný odkaz na tabuli úkolů jen pro čtení, s vlastním pojmenováním stavů a skrytými sloupci, a kdykoli ho zrušit. K projektu patří také kontrolní seznam povinných dokumentů, předávací protokoly, roadmapy, dotazníky spokojenosti a články znalostní báze.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Včasné varování před termínem

    Každý den v 7:00 systém jednorázově upozorní na projekty, které vstoupily do posledních 10 dní před termínem. Máte čas reagovat a totéž upozornění se neopakuje.

  2. E-maily ráno na svém místě

    Každý den v 5:30 systém přiřadí nová e-mailová vlákna a kontakty k aktivním projektům. Když začnete pracovat, komunikaci už máte u projektu.

  3. Nový projekt rovnou s plánem

    Při založení projektu se z šablony vygeneruje plán úkolů. Tým může začít pracovat podle připraveného plánu a nikdo nemusí úkoly opisovat ručně.

  4. Seznam dokumentů hned od začátku

    Při založení projektu systém založí i kontrolní seznam povinných dokumentů. Od prvního dne je tak jasné, co má být u zakázky doloženo.

  5. Každý milník má jasný stav

    Milník je plánovaný, připravený k fakturaci, vyfakturovaný, nebo zrušený. Stav se změní, když milník označíte k fakturaci, vystavíte fakturu nebo ho zrušíte.

  6. Úkoly ze schůzky k potvrzení

    Ze záznamu schůzky systém navrhne úkoly, ale sám je nezakládá. Člověk je potvrdí, takže do plánu projde jen to, co někdo z vašeho týmu odsouhlasil.

  7. Automatizace podle dění v projektu

    Každá změna stavu a etapy projektu vyvolá událost, na kterou navážete pravidla automatizace. Postup si tak vaše firma může přizpůsobit svému způsobu práce.

Napojení ven

  • Hlášení chyb od povolených zdrojůExterní systémy posílají hlášení chyb přes HTTP. Systém přijímá jen povolené zdroje a hlídá limit počtu požadavků, takže máte pod kontrolou, kdo a kolik jich posílá.

Co zvládne AI agent

  • Stav projektu na jednu otázku

    AI asistenta požádáte o shrnutí stavu projektu a on vám ho nástrojem get_project_pulse připraví. Nemusíte kvůli tomu procházet projekt záznam po záznamu.

  • E-maily k projektu na vyžádání

    AI asistent vám nástrojem get_project_emails vyhledá e-maily přiřazené k projektu. Potřebnou komunikaci tak najdete, aniž byste prohledávali schránky.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Jak z nabídky vznikne projekt?

Přijatou nabídku převedete na projekt. Projekt převezme zákazníka a popis a nabídka i projekt na sebe navzájem odkazují.

Umí Draivix fakturovat projekt po milnících se zálohami?

Ano. Z milníku platebního kalendáře vystavíte zálohovou a pak konečnou fakturu, ve které se zaplacená záloha odečte. Nezaplacená záloha konečnou fakturu zablokuje.

Má modul Gantt?

Ano. Plán projektu zobrazíte jako Gantt, tabuli nebo plán po skupinách; podúkoly lze v Ganttu zanořit pod nadřazené úkoly.

Jak systém hlídá termíny projektů?

Z termínu dopočítá stav v pořádku, varování nebo kritický a obarví řádek v seznamu. Každé ráno pošle jednorázové upozornění na projekty v posledních 10 dnech.

Lze na projektu měřit odpracovaný čas?

Měření času přímo na projektu v této verzi nefunguje. Náklady a výnosy projektu se evidují samostatně.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Projekty a servis

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci