Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Šablony záznamů

Předpřipravené sady propojených záznamů, například projekt se stromem úkolů

Základ k dispozici, část se dokončujeDomluvit konzultaci
  • Šablona záznamů
  • Verze šablony
  • Vytvoření ze šablony
  • Položka vytvoření ze šablony
11
schopností
4
druhů záznamů
3
automatizací
0
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Šablony záznamů jsou předpřipravené sady propojených záznamů, které systém vytvoří najednou, například projekt se stromem úkolů, odpovědnými osobami a termíny. Vaše firma tak opakovanou práci zakládá jedním krokem a vždy ve stejné struktuře. Šablony používají opakované záznamy z modulu Automatizace, generování projektů a úkolů a akce ze schůzek.

  • Opakovaná práce na jeden krokŠablona vytvoří jedním krokem sadu propojených záznamů, například projekt se stromem úkolů, odpovědnými osobami a termíny. Opakovanou práci zakládáte pokaždé stejně.
  • Úkoly se navážou samyUzel šablony se může odkazovat na jiný uzel, takže například úkoly se navážou na projekt, který vznikne ve stejném kroku. Vazby nenastavujete ručně.
  • Správné pořadí bez přemýšleníSystém šablonu nejdřív zkontroluje a seřadí její uzly podle závislostí. Záznamy pak vznikají ve správném pořadí a navazují na sebe.
  • Všechny záznamy, nebo žádnýVšechny záznamy vzniknou v jedné databázové transakci: buď všechny, nebo žádný. V systému nezůstane napůl založený projekt.
  • Odpovědnost i termín předemU každého uzlu lze použít pravidlo pro přiřazení odpovědné osoby a pravidlo pro výpočet termínu. Úkoly mají hned člověka i datum.
  • Šablona pro správný okruh lidíŠablona platí pro rozsah systém, firma, tým nebo uživatel. Každý pracuje se šablonami, které se ho týkají, a oddělení si nepletou své postupy.
  • Rozpracované šablony stranouŠablona má stav koncept, zveřejněno, zastaralé nebo archivováno. Rozpracovanou i vyřazenou verzi rozlišíte od té, kterou může firma používat.
  • Změny šablon dohledáteJednotlivé verze šablony se ukládají zvlášť s datem a autorem zveřejnění. Víte, kdo a kdy novou podobu zveřejnil.
  • Víte, co šablona vytvořilaKaždé vytvoření se zapíše do evidence s položkami, které vznikly. Kdykoli dohledáte, které záznamy šablona založila.
  • Stejný klíč nic nezdvojíKdyž se šablona spustí znovu se stejným klíčem, například pro stejný výskyt opakování, nic se nezdvojí. Systém vrátí již vytvořené záznamy.
  • Projekty se zakládají podle plánuV modulu Automatizace na šablonu nasměrujete opakované záznamy s plánem. Takto lze zakládat třeba měsíční servisní projekt se stejnými úkoly.

Co se ještě dokončuje

  • Šablony nemají vlastní grafický editor; upravují se přes obecné stránky záznamů.
  • Ochrana před duplicitou platí jen tam, kde se šablona spouští s klíčem, tedy u opakování a automatického generování projektů.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Co šablona obsahuje

    Šablona popisuje uzly, tedy záznamy, které se mají vytvořit, jejich hodnoty a vzájemné závislosti. Uzel se může odkazovat na jiný uzel, takže úkoly se navážou na projekt, který vznikne ve stejném kroku.

    Číst podrobněji

    Šablona má rozsah platnosti systém, firma, tým nebo uživatel a stav koncept, zveřejněno, zastaralé nebo archivováno. Jednotlivé verze se ukládají zvlášť s datem a autorem zveřejnění a s otiskem definice, podle kterého se pozná změna.

  2. Vytvoření záznamů v jednom kroku

    Systém šablonu nejdřív zkontroluje a seřadí uzly podle závislostí. Pak vytvoří všechny záznamy v jedné databázové transakci: buď vzniknou všechny, nebo žádný. U každého uzlu lze použít pravidlo pro přiřazení odpovědné osoby a pravidlo pro výpočet termínu; projektové řízení takto přiřazuje úkoly a počítá jejich termíny.

    Číst podrobněji

    Každé vytvoření se zapíše do evidence s položkami, které vznikly. Když se šablona spustí znovu se stejným klíčem, například pro stejný výskyt opakování, nic se nezdvojí a systém vrátí již vytvořené záznamy.

  3. Opakování podle plánu

    Správce založí šablonu a v modulu Automatizace na ni nasměruje opakování s plánem cron. Systém pak každých pět minut vytvoří záznamy, které jsou na řadě, bez vydání nové verze systému. Takto lze zakládat třeba měsíční servisní projekt se stejnými úkoly.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Opakování se hlídá samo

    Každých pět minut systém vytvoří ze šablon opakování, která jsou na řadě. Pravidelný projekt nebo úkol vznikne podle plánu a nikdo na něj nemusí myslet.

  2. Závislosti se seřadí samy

    Před vytvořením systém seřadí uzly šablony podle závislostí. Správce nehlídá pořadí a navázaný záznam vznikne až po tom, na kterém závisí.

  3. Stejný klíč, žádný dvojník

    Když se šablona spustí znovu se stejným klíčem, nic se nezdvojí a systém vrátí již vytvořené záznamy. Opakovaný běh nepřidá další kopii.

05Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi šablonou záznamů a tiskovou šablonou?

Šablona záznamů vytváří nové záznamy, například projekt s úkoly. Tisková šablona v modulu Dokumenty určuje vzhled PDF nebo e-mailu.

Může šablona vytvořit projekt i s úkoly a termíny?

Ano. Šablona popíše projekt, úkoly a jejich vazby a pravidla u uzlů přiřadí odpovědné osoby a dopočítají termíny.

Co když se vytvoření ze šablony nepovede napůl?

Nemůže se. Všechny záznamy vznikají v jedné transakci, takže vzniknou buď všechny, nebo žádný.

Jak zajistím pravidelné vytváření ze šablony?

V modulu Automatizace založíte opakování s plánem cron, které na šablonu odkazuje. Systém splatné výskyty vytváří každých pět minut.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci