Správa smluv

02Co modul umí

• Smlouvy, NDA i objednávky pohromaděKaždý dokument založíte s typem smlouva, NDA (dohoda o mlčenlivosti), dodatek nebo objednávka. Dohody se zákazníky tak vedete v jednom registru.
• Víte, co právě platíSmlouva má stav koncept, platná, neplatná, revize nebo archivovaná. Datum archivace se nastaví a zruší samo podle stavu, takže u každé smlouvy hned vidíte, jak na tom je.
• Smlouva propojená s obchodemSmlouvu přiřadíte firmě, kontaktům, odpovědnému pracovníkovi, projektu i cenové nabídce. Od každé se tak dostanete k lidem a obchodu, ke kterému patří.
• Řetězec změn je dohledatelnýKaždý dodatek musí povinně odkazovat na smlouvy, které mění. Kdykoli tak dohledáte, který dokument co změnil a jak se dohoda vyvíjela.
• Částka se spočítá samaPoložky smlouvy mohou odkazovat na produkty. Systém automaticky dopočítá částku po slevě a hmotnost, takže hodnotu položek nemusíte počítat ručně.
• Přehled plánovaných platebPlatební kalendář eviduje plánované platby a u každé, zda je zaplacená, nebo nezaplacená. Faktury z něj modul nevystavuje, fakturace probíhá v modulu Účetnictví.
• Každé znění má svou verziText smlouvy nahráváte jako PDF, DOC nebo DOCX a každé nahrání dostane další číslo verze. Na smlouvě vždy vidíte aktuální verzi, takže nepracujete se starým zněním.
• Každá změna má vysvětleníOd druhé verze je při nahrání povinná poznámka ke změně. I po čase tak z historie poznáte, co a proč se ve smlouvě měnilo.
• Uzamčené znění zůstane beze změnyUzamčená verze se už nezmění a každá úprava vytvoří novou. Vždy tak doložíte, v jakém znění smlouva odešla ke schválení, k podpisu nebo byla podepsána.
• Revize nezapadnePři přechodu smlouvy do revize dostane odpovědný pracovník upozornění v aplikaci. Hned ví, že je smlouva na řadě, a nikdo ho nemusí zvlášť shánět.
• Termíny a originál v evidenciU smlouvy evidujete dobu platnosti, výpovědní lhůtu, automatické prodloužení a místo uložení originálu. Údaje slouží pro přehled, připomínky ani samotné prodloužení systém neprovádí.
• Smlouvy u firmy i projektuPřehled smluv vidíte přímo na kartě firmy i na projektu. Když řešíte zákazníka nebo zakázku, máte uzavřené dohody po ruce a nemusíte je hledat v registru.
• Všech 12 schopností v jednom modulu

05Časté otázky