Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Finance a účetnictví · modul

Párování plateb s doklady

Spáruje bankovní pohyby s fakturami, zálohami, přijatými fakturami a mzdami

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Bankovní transakce
  • Položka výpisu
  • Platba
  • Faktura vydaná
  • Zálohová faktura
  • Faktura přijatá
  • Přijatá zálohová faktura
  • Výplata
13
schopností
8
druhů záznamů
8
automatizací
2
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Modul BankingAccounting propojuje bankovní transakce s doklady v Draivixu. Každou příchozí i odchozí platbu spáruje s fakturou, zálohou, přijatou fakturou nebo výplatou, zapíše úhradu a předá účetní záznam do hlavní knihy. Co spárovat nejde, označí k ruční kontrole.

  • Převody mezi účty nepletouSystém rozpozná převod mezi vašimi vlastními účty a doklad k němu nehledá. Přesuny peněz uvnitř firmy tak nekončí mezi položkami k ruční kontrole.
  • Symboly najdou správnou fakturuPárování hledá shodu variabilního a specifického symbolu. Když symbolům odpovídá víc dokladů, vybere jeden podle skóre v okně 60 dnů, takže nerozhodujete každý případ sami.
  • Platby dodavatelům podle IČOdchozí platby systém páruje podle IČ dodavatele a částky. Přijatou fakturu tak najde podle toho, komu a kolik jste platili.
  • I platby v cizí měněPlatby v cizí měně systém páruje podle částky a data v okně 14 dnů. Zahraniční úhrady tak mají vlastní pravidlo a neleží mimo párování.
  • Plátce pozná podle účtuSystém zkusí také bankovní účet plátce uložený u protistrany. Známého zákazníka nebo dodavatele tak pozná i podle čísla účtu.
  • Odložené platby dostanou další šanciOdložené transakce se znovu párují každých deset minut. Když mezitím přibude doklad, nemusíte párování spouštět ručně.
  • Platba se propíše do dokladuKe spárované transakci vznikne platba a přepočítá se stav faktury, zálohy nebo výplaty. Doklad tak ukazuje stav úhrady bez ručního zápisu.
  • Poplatky a kurzy v účetnictvíBankovní platby, bankovní poplatky a realizované kurzové rozdíly mají vlastní účetní záznamy. Účetní je tak nemusí řešit mimo systém.
  • Ruční přiřazení se stejnou kontrolouRuční přiřazení prochází stejnými kontrolami směru platby a typu dokladu jako automatické. Ani při ručním zásahu tak platbu nepřiřadíte k nesprávnému typu dokladu.
  • Platba bez dokladu nezapadneKdyž se k transakci doklad nenajde, odejde upozornění a jeho příjemce si nastavíte. Nespárované platby tak má na starosti konkrétní člověk.
  • Hned vidíte, co faktuře chybíOdznak u položky výpisu ukáže, že přijaté faktuře chybí příloha nebo není vytěžená. Víte tak, co doplnit, aniž byste otevírali každý doklad.
  • Platby připravené pro bankuZ výplat připravíte platební příkazy a z přijatých faktur dávku XLSX pro ČSOB. Platby tak nemusíte do banky zadávat jednu po druhé.
  • Odchozí platba připraví fakturuZ odchozí platby se připraví koncept přijaté faktury. Zapínáte to pro každý účet zvlášť a koncept pak prochází běžným schválením.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak párování probíhá

    U každé nové nebo změněné transakce systém postupuje v pevném pořadí. Nejdřív pozná převod mezi vašimi vlastními účty, ke kterému se žádný doklad nehledá. Platnou existující vazbu ponechá. Potom hledá shodu variabilního a specifického symbolu. Když symbolům odpovídá víc dokladů, vybere jeden podle skóre v časovém okně 60 dnů.

    Číst podrobněji

    U odchozích plateb porovnává IČ dodavatele a částku. U cizí měny porovnává částku a datum v okně 14 dnů. Nakonec zkusí bankovní účet plátce podle účtů protistran. Když nic nesedí, transakci označí k ručnímu přiřazení nebo jako bez dokladu. Odložené transakce se k vydaným fakturám znovu zkoušejí každých deset minut. Párování s přijatými fakturami běží stejně často, jakmile administrátor zapne jeho úlohu.

  2. Co se stane po spárování

    Ke spárované transakci vznikne platba a faktura nebo záloha přepočítá stav úhrady. Spárovaná výplata se označí jako zaplacená. Do hlavní knihy se předá záznam o bankovní platbě. Bankovní poplatky a realizované kurzové rozdíly mají vlastní účetní záznamy.

    Číst podrobněji

    Každá transakce se zapíše jen jednou. Když zápis do hlavní knihy selže, zpracování se zopakuje a chyba se neztratí.

  3. Ruční přiřazení a kontrola

    Ručně zadaná vazba platí podle stejných pravidel jako automatická. Transakce smí mít jen jeden doklad. Příchozí platba hradí fakturu nebo zálohu. Odchozí platba hradí přijatou fakturu, přijatou zálohu nebo výplatu. Záporná příchozí částka je vratka, ne platba. Koncept ani stornovaný doklad cílem být nemůže.

    Číst podrobněji

    V seznamu transakcí filtrujete podle stavu přiřazení. U položek výpisu odznak ukáže, že k přijaté faktuře chybí příloha nebo že faktura není vytěžená. Tlačítkem Znovu vytěžit fakturu pošlete přílohu k AI vytěžení. Když se k transakci doklad nenajde, odejde upozornění. Jeho příjemce si nastavíte.

  4. Platební příkazy a koncepty z banky

    Z výplat připravíte tlačítkem Odeslat do banky platební příkazy. Bankovní odepsání se pak k položkám výplat přiřadí samo. Z přijatých faktur vyexportujete dávku XLSX pro import do ČSOB a staré exportní soubory se průběžně mažou.

    Číst podrobněji

    U vybraných účtů zapnete, aby se z odchozí platby připravil koncept přijaté faktury. Po schválení k úhradě se k němu původní transakce přiřadí jako platba.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Párování běží u každé platby

    Každá nová nebo změněná transakce se automaticky pokusí spárovat. Co spárovat nejde, systém označí k ruční kontrole, takže účetní řeší jen výjimky.

  2. Nové pokusy o spárování

    Každých deset minut se odložené transakce znovu párují k vydaným fakturám. Platba, ke které doklad zatím chyběl, tak může fakturu najít později.

  3. Přijaté faktury po zapnutí úlohy

    Když administrátor zapne úlohu, běží párování s přijatými fakturami každých deset minut. Odchozí platby se tak průběžně přiřazují k dokladům dodavatelů.

  4. Výplaty si najdou odepsání

    Každých deset minut se bankovní odepsání páruje s výplatami. K položkám výplat se tak přiřadí bez ručního dohledávání ve výpisu.

  5. Ze spárování rovnou platba

    Spárovaná transakce vytvoří platbu a předá záznam do hlavní knihy. Stejné údaje tak nikdo nezadává do účetnictví znovu.

  6. Staré soubory se uklízejí

    Každé čtyři hodiny se mažou staré exportní soubory pro ČSOB. Staré platební dávky se tak v systému nehromadí.

  7. Upozornění na platbu bez dokladu

    Když se k transakci doklad nenajde, systém odešle upozornění. Odpovědný člověk se o ní dozví a může ji přiřadit ručně.

  8. Úkol pro účetní z banky

    V modulu Automatizace nastavíte pravidlo, které například u transakce k ručnímu přiřazení založí úkol pro účetní. Výjimka se tak dostane rovnou k tomu, kdo ji řeší.

Napojení ven

  • Dávka plateb do ČSOBDo ČSOB předáte platby jako dávkový soubor XLSX, který v bance naimportujete. Přijaté faktury tak nemusíte zadávat k úhradě ručně.
  • Výplaty odcházejí přes FioPlatební příkazy z výplat odcházejí do Fio přes modul Banking. Do internetového bankovnictví je tak nemusíte přepisovat.

05Časté otázky

Podle čeho Draivix platbu spáruje?

Podle variabilního a specifického symbolu, u odchozích plateb podle IČ dodavatele a částky, u cizí měny podle částky a data a nakonec podle bankovního účtu plátce.

Co se stane s platbou, kterou systém nespáruje?

Označí ji k ručnímu přiřazení nebo jako bez dokladu, pošle upozornění a každých deset minut ji zkusí spárovat znovu.

Mohu platbu přiřadit ručně k libovolnému dokladu?

Jen k dokladu, který odpovídá směru platby. Příchozí platba hradí fakturu nebo zálohu, odchozí hradí přijatou fakturu, přijatou zálohu nebo výplatu. Koncept ani storno vybrat nelze.

Párují se i mzdy?

Ano. Z výplat se připraví platební příkazy a odepsané částky z banky se k položkám výplat přiřadí samy.

Zaúčtují se bankovní poplatky a kurzové rozdíly?

Ano. Pro bankovní poplatky i realizované kurzové rozdíly vzniká vlastní záznam pro hlavní knihu.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Finance a účetnictví

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci