Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Finance a účetnictví · modul

AI vytěžování dokladů

Z faktury v e-mailu nebo v PDF připraví koncept dokladu, který zkontrolujete

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Záznam AI vytěžení
  • Faktura přijatá
  • Položka přijaté faktury
  • Prodejní objednávka
  • Příloha
  • E-mail
12
schopností
6
druhů záznamů
4
automatizací
5
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Modul AiParsing pošle přílohu e-mailu nebo nahraný soubor externí čtecí službě s AI a z výsledku připraví koncept přijaté faktury, prodejní objednávky nebo mzdového dokladu. Účetní doklad jen zkontroluje a schválí, místo aby ho ručně přepisovala.

  • Doklad připravený z přílohyPříloha e-mailu nebo nahraný soubor se vytěží do konceptu dokladu. Účetní ho pak zkontroluje a nemusí údaje přepisovat ručně.
  • Schránky, které se vytěžují samyVe vybraných e-mailových schránkách a složkách zapnete automatické vytěžování příloh. Sami tak určíte, odkud se mají doklady zpracovávat.
  • Přečte hlavičku i řádkyVytěží se hlavička, odběratel, dodavatel, režim DPH, řádky, součty a bankovní spojení. Koncept je pak připravený ke kontrole, ne k ručnímu přepisování.
  • Dodavatele dohledá sámDodavatele systém dohledá v ARES a ověří přes VIES. Pak ho propojíte s existující firmou, nebo založíte novou, takže adresář zůstává v pořádku.
  • Cizí doklad se nezpracujeDoklad adresovaný jiné firmě systém odmítne. Vaši firmu jako odběratele pozná podle nastavených PSČ, takže cizí faktura nedojde až ke schvalování.
  • Jedna čtečka, různé dokladyZ vytěžení může vzniknout přijatá faktura, prodejní objednávka nebo mzdové doklady. Stejný postup tak využijete pro nákup, prodej i mzdy.
  • Vidíte, odkud údaj pocházíU přijaté faktury je panel auditu vytěžení a na příloze se zvýrazní zdroj údajů. Při kontrole tak hned vidíte, odkud která hodnota pochází.
  • Součty si systém přepočítáVytěžené součty přijaté faktury porovnáte se součty spočítanými z řádků. Nesrovnalost tak uvidíte dřív, než fakturu schválíte.
  • Předkontace s prahem jistotySystém navrhne předkontaci, tedy předběžné určení účtů, pokud si je jistý alespoň na 90 %. Práh si nastavíte a návrh dál posuzuje účetní.
  • Zaseknutý doklad nezapadneZáznam zaseknutý po 15 minutách systém zachytí a odešle upozornění. Žádný doklad tak nezůstane tiše ležet ve zpracování.
  • Chybné vytěžení lze zopakovatChybné nebo zamítnuté vytěžení můžete zopakovat. Údaje kvůli jednomu nezdařenému pokusu nemusíte hned přepisovat ručně.
  • Mzdové doklady bez duplicitMzdové doklady se před použitím kontrolují na duplicity podle souboru, zaměstnance a období, nebo podle čísla dokladu a příjemce. Stejný doklad tak nepoužijete dvakrát.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak se doklad dostane ke zpracování

    Vytěžení spustíte ručně u přílohy nebo přijaté faktury, nebo o ně požádáte AI asistenta. Pro vybrané e-mailové schránky lze zapnout automatické vytěžování příloh. U každé schránky určíte, jaký doklad z příloh vznikne, a vytěžování zapnete jen ve vybraných složkách.

    Číst podrobněji

    Dokument jde k externí čtecí službě s AI. Odchozí spojení hlídá bezpečnostní pravidlo pro povolené adresy. Výsledek přijde hned, nebo později zpětným voláním chráněným klíčem vázaným na konkrétní záznam.

  2. Co se z faktury vytěží

    U přijaté faktury se vytěží hlavička, údaje odběratele a dodavatele, režim DPH, řádky, součty a bankovní spojení. Dodavatele systém dohledá přes ARES a VIES. Pokud v adresáři chybí, nabídne ho propojit s existující firmou nebo založit novou.

    Číst podrobněji

    Kontrola odběratele odmítne doklad adresovaný jiné firmě. Vaši firmu jako odběratele pozná podle nastavených PSČ.

  3. Kontrola a schválení člověkem

    Vytěžené údaje použije uživatel jedním krokem a vznikne koncept dokladu s řádky. Když vytěžení spustíte u existující přijaté faktury, výsledek se do ní zapíše sám. Koncept pak prochází běžným schvalováním přijatých faktur.

    Číst podrobněji

    U přijaté faktury je panel auditu vytěžení. Na přílohách se zobrazí zvýraznění, odkud údaje pocházejí, a volitelně i nálezy čtecí služby. Vytěžené součty lze porovnat se součty spočítanými z řádků. Po zapnutí navrhne systém předkontaci, pokud si je jistý alespoň na 90 %. Práh si nastavíte.

  4. Spolehlivost zpracování

    Záznam, který se zasekne déle než 15 minut, se označí jako chybný a odejde upozornění. Chybné nebo zamítnuté vytěžení lze zopakovat. Mzdové doklady se před použitím kontrolují na duplicity podle souboru, zaměstnance a období nebo podle čísla dokladu a příjemce.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Nová příloha jde ke čtení

    Když do povolené schránky a složky dorazí nová příloha, sama se odešle k vytěžení. Doklady tak nemusíte ke zpracování předávat ručně.

  2. Výsledek se zapíše do faktury

    Když vytěžení běží pro existující přijatou fakturu, výsledek se do ní po doručení zapíše. Nemusíte ho přenášet ručně a faktura dál prochází schvalováním.

  3. Zaseknuté záznamy se hlásí

    Každých pět minut systém označí zaseknuté záznamy jako chybné a pošle upozornění. Problém se tak dozvíte včas a vytěžení můžete zopakovat.

  4. Návrh účtů po vytěžení

    Pokud je návrh předkontace zapnutý, vznikne po vytěžení dokladu. Účetní tak dostane podklad k posouzení, místo aby účty vybírala od začátku.

Napojení ven

  • Doklady čte externí službaDokument odchází k externí čtecí službě s AI přes HTTPS a výsledek se vrací v JSON, hned nebo zpětným voláním. Odchozí spojení hlídá pravidlo pro povolené adresy.
  • Údaje o firmě z ARESSystém dohledává dodavatele v ARES, tedy v obchodním rejstříku. Údaje o firmě tak nemusíte opisovat ručně.
  • Ověření DIČ přes VIESPřes VIES se ověřuje DIČ v EU. Údaj dodavatele tak máte ověřený přímo při zpracování dokladu, bez samostatného hledání.
  • Přílohy přímo ze schránekVytěžování bere přílohy z e-mailových schránek v Draivixu. U každé schránky určíte, jaký doklad z příloh vznikne a ve kterých složkách se vytěžuje.

Co zvládne AI agent

  • Požádáte a asistent vytěží

    Asistenta požádáte o vytěžení nahraného dokumentu a on ho spustí nástrojem start_document_parsing. Vznikne koncept, který potom sami zkontrolujete.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Zaúčtuje AI fakturu sama?

Ne. Připraví koncept přijaté faktury a doklad pak prochází kontrolou a schvalováním, které provede člověk.

Umí Draivix brát faktury rovnou z e-mailu?

Ano. Pro vybrané schránky a složky se přílohy vytěžují automaticky a u každé schránky určíte, jaký doklad má vzniknout.

Jak systém pozná dodavatele?

Dohledá ho přes ARES a VIES. Když ve vašem adresáři chybí, nabídne ho propojit s existující firmou nebo založit nový záznam.

Co když faktura není adresovaná naší firmě?

Kontrola odběratele takový doklad odmítne. Vaši firmu pozná podle PSČ, která nastavíte.

Jaké doklady umí vytěžit?

Přijaté faktury, prodejní objednávky a mzdové doklady.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Finance a účetnictví

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci