Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Platforma a nástroje · modul

Automatizace a workflow

Pravidla „když se stane X, udělej Y“ bez programování a opakované záznamy podle plánu

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • Workflow
  • Akce workflow
  • Log workflow
  • Zpracovaný záznam workflow
  • Opakování záznamu
  • Výskyt opakování
15
schopností
6
druhů záznamů
6
automatizací
3
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Automatizace je nástroj, ve kterém si vaše firma sama nastaví pravidla typu „když se stane událost a platí podmínka, proveď kroky“. Správce workflow sestaví ve formuláři nebo na plátně a změna platí hned, bez vydání nové verze systému. Stejný modul zakládá opakované záznamy podle plánu, například pravidelné úkoly nebo zakázky.

  • Pravidlo spustí, co potřebujeteWorkflow spustí vytvoření, úprava, uložení nebo smazání záznamu, doménová událost (třeba zveřejnění wiki stránky), plán cron nebo ruční spuštění. Automatizace tak sleduje skutečné dění.
  • Podmínky přesně na míruPodmínky skládáte do skupin A/NEBO, porovnáte hodnotu před změnou, ověříte příznak změny pole nebo porovnáte dvě pole. Pravidlo běží jen tehdy, když má.
  • Pravidla hlídají termínyPodmínky pracují s daty včetně pracovních dní, splatnosti a počtu dní po splatnosti. Pravidlo tak umí reagovat třeba na doklad, který je několik dní po splatnosti.
  • E-mail i výpočty bez opisováníWorkflow odešle e-mail i se šablonou a upraví pole včetně výpočtů. Vaši lidé neopisují stejná sdělení a nepočítají hodnoty ručně.
  • Navazující záznamy vzniknou samyAkce workflow vytvoří nebo duplikuje záznam, propojí ho s jiným a upraví související záznamy. Navazující evidence nezávisí na tom, že si někdo vzpomene.
  • Práce si najde člověkaWorkflow přiřadí záznam uživateli, týmu, nebo střídavě členům týmu. Nová práce se rozdělí podle pravidla a nikdo ji nemusí ručně rozdávat.
  • Správní lidé se to dozvědíNotifikace odejde přiřazenému, vlastníkovi, týmům, rolím nebo sledujícím záznamu. Upozornění dostanou ti, kterých se změna skutečně týká.
  • Propojení s dalšími systémyWebhook, tedy automatické volání jiného systému, umí metody POST, PUT a PATCH a má šablonu těla i kontrolu cílové adresy. Data odejdou jen tam, kam pravidla dovolí.
  • Celý postup jedním tlačítkemRuční workflow spustíte tlačítkem na záznamu. Uživatel provede celý definovaný postup jedním kliknutím a nemusí znát jeho jednotlivé kroky.
  • Vidíte, co pravidlo udělaloWorkflow sestavíte ve formuláři nebo v grafickém editoru a každá akce zapíše řádek do logu: úspěch, chyba, nebo přeskočeno. Víte, co se u kterého záznamu stalo.
  • Pořádek ve spouštění pravidelWorkflow omezíte na jedno spuštění na záznam, start odložíte o zadaný počet sekund a určíte pořadí provádění. Pravidla si tak navzájem nepřekážejí.
  • Akce proběhnou celé, nebo vůbecV atomickém režimu vybrané akce proběhnou celé, nebo vůbec. V datech vám nezůstane napůl provedená změna, když některý krok selže.
  • Pravidelná práce se založí samaOpakované záznamy vznikají ze šablony podle plánu a výskyty si předem prohlédnete v náhledu. Pravidelné úkoly nebo zakázky nikdo nemusí zakládat ručně.
  • Cesta leadu jako obrázekU leadu otevřete diagram procesu s životním cyklem záznamu, převody a navázanými workflow. Jde o vysvětlující náhled, ne o spustitelný model.
  • Přechod z EspoCRM s workflowWorkflow z instalací EspoCRM převedete do Draivixu importním příkazem. Při přechodu nemusíte pravidla, která už používáte, skládat od začátku.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Spouštěč, podmínky a akce

    Workflow se spustí, když někdo záznam vytvoří, upraví, uloží nebo smaže, když nastane událost (například zveřejnění wiki stránky nebo dokončení úkolu), podle časového plánu ve formátu cron v časovém pásmu vaší firmy, nebo ručně tlačítkem na záznamu.

    Číst podrobněji

    Podmínky skládáte do skupin A/NEBO. Umí porovnat hodnotu před změnou a po ní, zjistit, že se pole změnilo, porovnat dvě pole mezi sebou a pracovat s daty: dnes, do N dní, po splatnosti N dní, N pracovních dní. Testují i štítky (má/nemá).

    Akce běží v pořadí: odeslání e-mailu (i se šablonou), úprava polí včetně výpočtů, vytvoření, duplikace nebo propojení záznamu, úprava souvisejícího záznamu, přiřazení uživateli, týmu nebo dokola mezi členy týmu, notifikace (přiřazenému, rolím, týmu, sledujícím) a webhook POST, PUT nebo PATCH na jiný systém. S modulem Telefonie přibude akce odeslání SMS.

  2. Editor, logy a bezpečné spouštění

    Workflow sestavíte v základním formulářovém režimu, nebo v pokročilém režimu na plátně s uzly spouštěče, podmínky, akce a logu. Každá akce zapíše řádek do logu se stavem úspěch, chyba nebo přeskočeno, takže vidíte, co se u kterého záznamu stalo.

    Číst podrobněji

    Workflow můžete omezit na jedno spuštění na záznam, odložit jeho start o zadaný počet sekund a určit pořadí mezi workflow. Úpravy provedené workflow spuštěným událostí nespouštějí další workflow, takže nevzniká smyčka. Plánované workflow musí mít podmínku, aby nemohlo zasáhnout všechny záznamy. Adresy webhooků systém kontroluje proti pravidlům pro odchozí volání.

    Ruční workflow z příkazové řádky běží ve zkušebním režimu, dokud ho výslovně nepotvrdíte. Pozor: test ze správy workflow akce skutečně provede na nejstarším záznamu daného typu.

  3. Opakované záznamy podle plánu

    Opakování vytváří záznamy ze šablony záznamů podle plánu cron, s časovým pásmem, začátkem a koncem. Každých pět minut systém vytvoří záznamy, které jsou na řadě; jedinečný klíč výskytu zaručuje, že se nic nezdvojí. Výskyty si můžete předem prohlédnout (až 120), konkrétní výskyt vytvořit ručně, nebo opakování založit z existujícího záznamu.

  4. Diagram procesu a převod z EspoCRM

    U leadu otevřete diagram procesu: ukáže životní cyklus záznamu, převody a workflow, která se ho týkají. Jde o vysvětlující náhled, nikoli o spustitelný model. Workflow z instalací EspoCRM lze převést do Draivixu importním příkazem.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Plány běží ve vašem čase

    Každou minutu systém spustí plánovaná workflow, která jsou podle cronu (časového plánu) na řadě. Počítá přitom v časovém pásmu vaší firmy, takže termíny sedí.

  2. Opakované záznamy včas na místě

    Každých pět minut systém ze šablon vytvoří opakované záznamy, které jsou na řadě. Pravidelná práce se objeví v systému, aniž by ji někdo zakládal.

  3. Změna záznamu spustí pravidlo

    Jakmile někdo záznam vytvoří, upraví nebo smaže, systém spustí workflow, které na tuto změnu čeká. Další kroky následují hned po práci v systému.

  4. Událost ve firmě spustí kroky

    Workflow se spustí i na doménovou událost, tedy věcnou událost v systému, například zveřejnění wiki stránky. Reagujete na to, co se stalo, ne jen na úpravu pole.

  5. Pravidla se nezacyklí

    Když workflow spuštěné událostí zapíše změnu, tyto zápisy další workflow nespouštějí. Smyčka tak nevznikne a automatizace nezaplaví vaše záznamy změnami.

  6. Plán neproběhne dvakrát za minutu

    Plánovaný běh se v rámci jedné minuty neopakuje. Ani při každominutové kontrole tak workflow neprovede stejné kroky dvakrát v téže minutě.

Napojení ven

  • Zprávy do dalších systémůAkce webhook odešle data na libovolnou adresu HTTPS. Spojení je pouze odchozí: systém data posílá ven, ale příchozí volání touto cestou nepřijímá.
  • Pravidla přejdou z EspoCRMWorkflow z instalací EspoCRM převedete importním příkazem do Draivixu. Logika, kterou máte v EspoCRM postavenou, může pokračovat v novém systému.

Co zvládne AI agent

  • Návrh workflow s vaším potvrzením

    Asistent obecnými nástroji pro záznamy přečte stávající workflow a navrhne nové. Zápis potvrzujete vy na kartě s návrhem, takže bez vašeho souhlasu se nic neuloží.

Člověk schvaluje, kde jde o peníze, zákazníka nebo výjimku.

05Časté otázky

Potřebuji na nastavení workflow programátora?

Ne. Workflow jsou data vaší firmy: správce je sestaví ve formuláři nebo na plátně a změna platí bez vydání nové verze systému. Programátora potřebujete jen pro úplně nový typ akce.

Umí workflow poslat e-mail zákazníkovi po splatnosti faktury?

Ano. Plánované workflow s podmínkou na stav a počet dní po splatnosti může odeslat e-mail se šablonou a přiřazenému uživateli poslat notifikaci.

Jak zabráním tomu, aby se workflow zacyklilo?

Úpravy provedené workflow, které spustila událost, další workflow nespouštějí. Workflow také nemůže znovu vstoupit samo do sebe na stejném záznamu.

Jak nastavím odložené provedení?

Workflow má nastavení odložení startu v sekundách. Samostatný krok čekání uvnitř seznamu akcí běh nepozdrží, proto odklad nastavujte na úrovni workflow.

Umí Draivix vytvářet pravidelné úkoly?

Ano. Opakování založí záznamy ze šablony podle plánu cron. Systém je vytváří každých pět minut a stejný výskyt nikdy nezaloží dvakrát.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Platforma a nástroje

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci