Přeskočit na obsah
patří do skupinyApertiaDraivix

01Komunikace · modul

Gmail v Draivixu

Schránky Gmail v ERP se štítky jako složkami a okamžitou synchronizací

K dispoziciDomluvit konzultaci
  • E-mailový účet
  • E-mail
  • Složka schránky
  • Připojení účtu Google
11
schopností
4
druhů záznamů
3
automatizací
3
integrací a AI nástrojů

02Co modul umí

Méně rutiny. Víc hodnoty.

Integrace Gmailu připojí schránky Gmail do e-mailového klienta Draivixu. Štítky se zobrazí jako složky, pošta se odesílá přes Gmail API a nová zpráva se díky push upozornění objeví téměř okamžitě. Lidé ve vaší firmě tak pracují s Gmailem přímo vedle zákazníků a zakázek.

  • Gmail se nastaví po přihlášeníPo připojení účtu Google založí Draivix sám e-mailový účet Gmail. Uživatel se jen přihlásí u Googlu a schránku nikdo nemusí nastavovat ručně.
  • Štítky fungují jako složkyŠtítky a kategorie Gmailu se v Draivixu zobrazují jako složky. Vaši lidé se v poště orientují stejně jako u ostatních schránek.
  • Archiv má vlastní složkuArchivovaná pošta má v Draivixu samostatnou složku. Zprávy, které jste odložili, snadno najdete a přitom nepřekážejí v doručené poště.
  • Změny se vrátí do GmailuKdyž v Draivixu označíte zprávu hvězdičkou, přečtete ji nebo přesunete, promítne se to do štítků Gmailu. Pošta tak vypadá stejně v obou nástrojích.
  • Kategorie jako v GmailuKategorii doručené pošty převezme Draivix ze štítků Gmailu. Zprávy se řadí stejně, jak jste zvyklí, a nikdo nemusí nic třídit znovu.
  • Pošta odejde přes GmailZprávy z Draivixu se odesílají přes Gmail API, tedy programové rozhraní Googlu. Píšete v Draivixu vedle zákazníka a přitom posíláte ze svého účtu Gmail.
  • Přílohy až při otevřeníPřílohy se z Gmailu stahují na vyžádání, tedy až při otevření. Práce s velkou schránkou se tak nezdržuje soubory, které zrovna nepotřebujete.
  • Google sám ohlásí změnuPřes Google Cloud Pub/Sub chodí push upozornění na každou změnu schránky. Nová zpráva se v Draivixu objeví téměř okamžitě a nikdo na ni nemusí čekat.
  • Při omezení Googlu systém počkáKdyž Google dočasně omezí počet požadavků, Draivix synchronizaci odloží a potom pokračuje. Správce ji kvůli tomu nemusí spouštět znovu.
  • Poštu vypnete jednotlivěPoštu lze vypnout zvlášť pro každé připojení. Kdo chce mít z Googlu v Draivixu třeba jen kalendář, nemusí do systému připojovat svou schránku.
  • Chybějící přílohy dohledá příkazSprávce má k dispozici opravný příkaz, který dohledá chybějící přílohy ze schránky Gmail. Když dokument u zprávy chybí, lze ho doplnit bez ručního přeposílání.

03Jak to funguje

Jak to funguje krok za krokem.

  1. Jak to funguje

    Uživatel připojí svůj účet Google přihlášením u Googlu, připojení zajišťuje integrace Google. Draivix pak sám založí e-mailový účet typu Gmail. Heslo se v Draivixu neukládá a poštu lze u připojení kdykoli vypnout.

    Číst podrobněji

    Systémové štítky i kategorie Gmailu se zobrazí jako složky, archiv jako samostatná složka. Označení zprávy hvězdičkou, přečtení nebo přesun se do Gmailu promítnou jako změna štítků. Kategorie doručené pošty odpovídá kategorii v Gmailu.

  2. Odesílání a přílohy

    Zprávy se odesílají přes Gmail API. Přílohy se stahují z Gmailu až při otevření. Pro chybějící přílohy má správce opravný příkaz.

  3. Okamžitá synchronizace

    Google posílá přes Pub/Sub upozornění na každou změnu schránky a Draivix na něj spustí synchronizaci. Upozornění je chráněné tokenem a omezením počtu požadavků. Odběr upozornění se pravidelně obnovuje.

    Číst podrobněji

    Bez upozornění se schránka synchronizuje plánovaně. Když Google dočasně omezí počet požadavků, Draivix synchronizaci odloží a pak pokračuje. Nové zprávy pak projdou stejným zpracováním jako ostatní pošta: přiřazení ke kontaktu, firmě nebo leadu a upozornění uživatele.

  4. Co si firma nastaví

    Rozsah oprávnění Gmailu určuje správce v nastavení integrace Google. Výchozí oprávnění pokrývají čtení pošty, změny štítků, odesílání a trvalé mazání. Pro push upozornění zadá správce téma Pub/Sub, které musí být ve stejném projektu Google Cloud jako OAuth klient. Poštu lze zapnout nebo vypnout zvlášť pro každé připojení.

04Co běží samo

Automatizace, které šetří čas.

  1. Upozornění rozjede synchronizaci

    Když z Gmailu přijde push upozornění, Draivix schránku synchronizuje. Nové zprávy pak projdou přiřazením ke kontaktu, firmě nebo leadu stejně jako ostatní pošta.

  2. Plánovaná kontrola jako pojistka

    Podle plánu spouští systém úlohu CheckInboundEmails, která poštu kontroluje. Schránka se tak synchronizuje i tehdy, když upozornění od Googlu nepřijde.

  3. Odběr upozornění se obnoví

    Systém pravidelně obnovuje odběr push upozornění Gmailu. Rychlá synchronizace tak běží dál a správce nemusí hlídat, kdy odběr vyprší.

Napojení ven

  • Pošta přes Gmail APIPřes Gmail API se přenášejí zprávy, štítky a přílohy a odchází tudy i odeslaná pošta. Lidé ve vaší firmě pracují s Gmailem přímo vedle zákazníků a zakázek.
  • Upozornění z Google ClouduGoogle Cloud Pub/Sub předává Draivixu upozornění na změny ve schránce. Správce k tomu zadá téma ve stejném projektu Google Cloud, kde je i OAuth klient.
  • Přihlášení u GoogluUživatel se přihlásí přes Google OAuth, který zajišťuje modul GoogleIntegration. Heslo se v Draivixu neukládá a poštu lze u připojení kdykoli vypnout.

05Časté otázky

Funguje Draivix s Gmailem?

Ano. Schránku Gmail připojíte přihlášením k účtu Google a pracujete s ní v e-mailovém klientu Draivixu.

Musím do Draivixu zadávat heslo ke Gmailu?

Ne. Účet připojíte přihlášením u Googlu přes OAuth a heslo se v Draivixu neukládá.

Zobrazí se štítky z Gmailu?

Ano. Systémové štítky a kategorie se zobrazí jako složky a změny v Draivixu se do Gmailu promítnou jako změna štítků.

Jak rychle se nová zpráva z Gmailu objeví?

S nastaveným tématem Pub/Sub téměř okamžitě, protože Google o nové poště Draivix sám upozorní.

Platí pro Gmail filtry nastavené v Draivixu?

Ne. Filtry Draivixu se uplatňují jen u IMAP schránek.

06Souvisí s tím

Moduly, které dávají smysl společně.

Všechny moduly oblasti Komunikace

Začneme spolu

Popište nám, jak funguje vaše firma.

My vám ukážeme, jak by mohl vypadat systém, který část této práce převezme.

Domluvit konzultaci